Frågor och svar om ramavtalet Arbetsplatser och elevdatorer 2015

Vanliga frågor

Kan man ställa krav på att efterfrågade produkter från olika grupper (exempelvis stationär och bärbar) är av samma märke?

Detta är inte reglerat i avtalet och risken med att göra det är att det kan finnas leverantörer som inte kan svara på avropet med detta som krav.

Kan man välja att enbart avropa bildskärmar?

Ja.

Kan man avropa elevdatorer som funktion?

Nej.

Kan jag göra ett avrop som inkluderar både arbetsplatser och elevdatorer?

Nej, gör två separata avrop. Eftersom det är olika leverantörer på delområdena funkar det inte.

Kan man använda en annan leasingperiod än 36 månader?

Ja, det är möjligt. Se nedan svaret på tidigare ställd fråga (92) gällande Arbetsplatser och elevdatorer 2015.

Publik fråga (92) avseende 4.5.3:
Om avropande part har behov att leasa på till exempel 12 eller 24 månader så kan SKI:s avtal ej nyttjas då ramavtalsvillkoren ej får ändras, är det korrekt?

Publik svar (92):
Se punkt 4.5.3 i förfrågningsunderlaget samt informationsmeddelande 2017-03-02 (om hur avrop med förnyad konkurrensutsättning ska gå till och vad det innebär). Leasingperioden ska vara 36 månader.

Leasingperioden om 36 månader har angetts för att kunna utvärdera på lika grunder i ramavtalsupphandlingen. UM kan vid avrop precisera sitt behov avseende leasingperiodens längd.

Vilka försäkringsvillkor gäller vid leasing?

Se Förfrågningsunderlaget 4.4.6 nedan.

Se också frågorna 104 och 105 nedan gällande Arbetsplatser och elevdatorer 2015.

4.4.6 Allriskförsäkring

  • Leasing: Täcks inte skadan/felet av garantin ska detta med automatik överföras till allriskförsäkring, vilket ska ingå vid leasing. Allriskförsäkringen ska ingå i den av anbudsgivaren angivna leasingkostnaden.
  • Köp: Vid köp ska sådan överföring till allriskförsäkring ske i de fall UM väljer att teckna sådan försäkring. UM ska vid avropet precisera sitt behov av allriskförsäkring vid köp.

Publik fråga (104) avseende punkt 4.5.8:
Ni skriver "Funktionsansvaret innebär att det är anbudsgivaren/leasegivaren som står för hela risken för utrustningen och dess försäkring under leasingperioden." Detta innebär att anbudsgivaren också står för risken för att utrustningen inte är funktionsduglig alternativt oförsäkrad i samband med leasingavtalets upphörande. Ingen kostnad får således belasta UM vid återtagande av utrustningen.

Vad innebär detta i praktiken? Det är ju avropande part och dess användare som brukar enheterna i sin verksamhet. Ni efterfrågar leasing av utrustningen vilket innebär att avropande part inte äger utrustningen och har då om de önskar återlämna dem efter avtalstidens utgång en skyldighet att återlämna funktionsdugliga datorer. Är det UM:s avsikt att beställaren och användaren ska kunna återlämna utrustningen i obrukbart skick och inte vara skyldig att erlägga ersättning till leverantören som skulle varit aktuell för motsvarande skada under avtalstiden, det vill säga helt kostnadsbefriad oavsett vilka skador återlämnad utrustning har?

Publikt svar (104):
Se punkt 4.5.8 i förfrågningsunderlaget.

Anbudsgivaren garanterar att hålla all utrustning som omfattas av leasingkontraktet i funktionsdugligt skick i 36 månader (samt eventuell förlängningsperiod) från godkänd leverans. Kostnaden för funktionsansvaret ingår i leasingavgiften. Försäkring tecknas av leasegivaren och ingår i så fall i leasingavgiften.

Funktionsansvaret innebär att det är anbudsgivaren/leasegivaren som står hela risken för utrustningen och dess försäkring under leasingperioden. Detta innebär att anbudsgivaren också står risken för att utrustningen inte är funktionsduglig alternativt oförsäkrad i samband med leasingavtalets upphörande. Ingen kostnad får således belasta UM vid återtagande av utrustningen.

Operationell leasing innebär att anbudsgivaren har ansvaret för produkten under leasingperioden, vilket innebär att försäkringar, underhåll och övriga kostnader som kan uppstå betalas av anbudsgivaren.

Se även punkt 4.5.10 i förfrågningsunderlaget.

Allriskförsäkring ska ingå i offererad tjänst vid leasing av produkter. Försäkringen ska gälla tjugofyra timmar per dygn, sju dagar i veckan på arbetsplatsen, i hemmet, skolan och på andra platser där produkten används. Försäkringen ska omfatta oförutsedda händelser såsom rån, inbrott, skada, olycksfall, brand, och skadegörelse. Försäkringen ska gälla med självrisk på högst tusen kronor (1 000 SEK). Vid skada ska utrustningen repareras eller bytas ut. Vid utbyte ska försäkrad utrustning ersättas med likvärdig.

Publik fråga (105) avseende 4.5.10:
Får avropande part kravställa på en annan självrisknivå vid en FKU? Då allriskförsäkringen är en produkt som tecknas till gällande försäkringsvillkor hos ett försäkringsbolag tolkar vi det som att även dessa krav är fasta precis som övriga produkter i ramavtalet, är det korrekt?

Publikt svar (105):
Avropande UM får inte kravställa annan självrisknivå vid den förnyade konkurrensutsättningen. Enligt punkt 4.5.10 i förfrågningsunderlaget ska försäkringen gälla med självrisk på högst tusen kronor (1 000 SEK).

Kan man använda avtalet att köpa enbart tillbehör?

Nej. Tillbehör kan enbart köpas tillsammans med datorer och surfplattor. För rena tillbehörsköp rekommenderas ramavtalet Datormaterial 2014.

Datorer till lärare – avropar man det på område Arbetsplatser eller Elevdatorer?

Vill man köpa till pedagogiska tjänster samtidigt så måste man avropa från delområde Elevdatorer. Köper man enbart datorn och tillbehör går båda delområden att använda.

Är priserna hos den vinnande leverantören i FKU fasta under leveransperioden?

Se FFU 2.9.1. UM får i avropsförfrågan precisera villkor för prisjustering. Observera att priserna på tjänster är fasta på ramavtalet.

Kan man sätta krav på processorer, det vill säga AMD eller Intel? Man vill ju inte ha en mix av dessa.

Nej, det är inte möjligt att ställa krav på märken, detta gäller även komponenter i produkterna. Om man har specifika tekniska skäl till detta kan man beskriva det i fritextfältet för information till leverantörerna, men det kan inte vara ett obligatoriskt krav.

Kan man avropa arbetsplats som funktion? Eller är det bara inköp?

Nej, det som gäller är köp eller leasing.

Vad är definitionen på tillbehör?

Utöver är det som ingår en dator; exempelvis skydd till läsplatta, adapter om man behöver extra. Se FFU punkt 5.1.9.1 och 6.1.10.1 på vilka kategorier som ingår.

Hur bunden är man till volymerna i en FKU?

Vid en förnyad konkurrensutsättning ska kontraktsvärdet anges, det vill säga den upphandlande myndigheten måste genomföra en förstudie och en noggrann kalkyl på vad man ska köpa och vad man har för budget för inköpet/leasingen. I den förnyade konkurrensutsättningen kan man uppge att det är ett estimat och även ange eventuella volymförändringar som option, men observera då att även optionerna ska räknas in i det totala kontraktsvärdet.

Var vänder man sig med kompletterande frågor?

Till ansvarige för IT-produkter och tjänster, alternativt till SKI:s kundsupport.

Hur ofta sker uppdatering av produktlistor?

Produktlistorna uppdateras på leverantörernas initiativ. Dock kan en leverantör max uppdatera 4 gånger per år.

Är det möjligt att låta Elevdatorer testas av eleverna innan? Man vill ju att de är med och kan påverka?

En upphandlande myndighet måste i den förnyade konkurrensutsättningen förhålla sig till vad som angetts i förfrågningsunderlaget. Det måste vara transparent för leverantörerna vad som kommer att utvärderas, se beskrivning i punkt 1.3.1 i FFU. SKI har tagit fram mallar för förnyad konkurrensutsättning. Om en upphandlande myndighet väljer att utforma en egen modell för förnyad konkurrensutsättning sker detta under eget ansvar.

Leveransavtal, hur långt kan det vara?

Som det framgår av förfrågningsunderlaget och ramavtalet får varor och tjänster som omfattas av ramavtalet tillhandahållas som längst 48 månader efter det att ramavtalet har löpt ut. Förtydligandet lämnades i upphandlingen i syfte att möjliggöra avrop av leasing under hela ramavtalets längd.

Frågan om hur långt ett leveransavtal får vara är komplex eftersom rättspraxis på området är spretig och inte har ett generellt svar. Om man tittar enbart på lagstiftningen finns ingen reglering av hur långt ett kontrakt får löpa, så en upphandlande myndighet måste själv, utifrån omständigheterna i varje enskilt fall, bilda sig en uppfattning om vad som är lämpligt.

Längden för kontrakt som tecknas under ramavtal ska vara skälig och får inte vara oproportionerligt lång. Denna bedömning måste göras av den upphandlande myndigheten vid varje enskilt avrop och blir även beroende av vad kontraktsföremålet är.

Se till exempel skrivningen i skäl 62 i LOU-direktivet:

"Det bör också klargöras att kontrakt som grundas på ett ramavtal visserligen måste tilldelas innan själva ramavtalet löper ut, men att löptiden för de enskilda kontrakt som grundas på ett ramavtal inte behöver sammanfalla med löptiden för det ramavtalet utan i förekommande fall får vara kortare eller längre. Det bör i synnerhet vara tillåtet att fastställa löptiden för de enskilda kontrakt som grundas på ett ramavtal med beaktande av faktorer såsom den tid som behövs för deras fullgörande, när underhåll av utrustning med en uppskattad ekonomisk livslängd på mer än fyra år ingår eller när det behövs omfattande utbildning av personal för att fullgöra kontraktet."