E-arkiv 2016

E-arkiv 2016

2019-02-01 till 2022-01-31

Med e-arkiv får du stöd i det nödvändiga strukturarbetet för att arkivera digital information. Informationen skyddas från obehörig åtkomst och felaktig förändring, samtidigt som den blir tillgänglig för behöriga samt allmänheten.

Ramavtalet omfattar:

Anbudsområde 1: anskaffningstjänster

Anbudsområde 1 innehåller konsulttjänster för att hjälpa upphandlande myndigheter att anskaffa e-arkiv, oavsett om det görs genom avrop från ramavtal eller genom egen upphandling. Detta är ett eget anbudsområde i syfte att underlätta för de upphandlande myndigheterna att hämta hjälp för att komma vidare i inledande och förberedande arbete.

Anbudsområde 2: e-arkivlösning med tillhörande tjänster

Anbudsområde 2 är det mest omfattande anbudsområdet och syftar till att ge upphandlande myndigheter de funktioner för e-arkivering, konsulttjänster för införande, driftstjänster enligt önskemål samt de konsulttjänster och funktioner som behövs för att arkivera digital verksamhetsinformation. Ramavtalet omfattar även konsulttjänster kopplade till införande och förvaltning.

Anbudsområde 3: e-arkivtjänster

Anbudsområde 3 syftar till att hjälpa upphandlande myndigheter som i dag har ett e-arkiv att köpa konsulttjänster och tekniska funktioner kopplade till att arkivera elektroniskt. Anbudsområdet omfattar konsulttjänster och tekniska komponenter för informationsklassning, uttag och transformering av information från verksamhetssystem till överenskomna transportformat, samt överföring till e-arkiv och andra förekommande funktioner och tjänster.

Hitta mer information under flikarna

Under fliken Stöddokument finns samlad information om hur du använder ramavtalet. Där finns bland annat avropsstöd för de tre delområdena med information om hur ramavtalet används.

Under fliken Leverantörer hittar du de fullständiga ramavtalsvillkoren och uppgifter om leverantörerna.

Avropa och beställ steg för steg

  1. Får jag använda ramavtalet?

    Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till SKI kundsupport.

  2. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver?

    Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

  3. Titta i stöddokumenten

    Använd stöddokumenten under fliken Stöddokument som vägledning när du gör din förnyade konkurrensutsättning.

  4. Gör din förnyade konkurrensutsättning

    I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.

  5. Följ mallarna

    Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning under Stöddokument, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

  6. Frångå inte villkoren

    Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

  7. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtalsleverantörerna

    Bland stöddokumenten finns information om vilka leverantörer du ska skicka din förnyade konkurrensutsättning till. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

  8. Utvärdera anbuden

    De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

  9. Skicka tilldelningsbeslut

    När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör. 

  10. Teckna kontrakt

    Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. I vissa fall finns kontraktsmall under Stöddokument. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren.

    Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta SKI kundsupport.

Leverantörer

Är jag berättigad

Avropsberättigade kunder

Vilka som har rätt att använda ett ramavtal bestäms redan i upphandlingsfasen för respektive ramavtal. Se vilka som är avropsberättigade i ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter som är publicerad under fliken Stöddokument.

Du kan även använda sökfunktionen som hjälp för att se om du kan använda ramavtalet.

Vid oklarheter gäller ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter före andra uppgifter.

Skrivet om avtalet