E-arkiv

Ramavtalet för e-arkiv omfattar funktioner och konsulttjänster som ska underlätta införandet, förvaltningen och utvecklingen av e-arkiv i din verksamhet. Det blir väsentligt enklare att anskaffa en komplex funktion istället för att göra en egen upphandling.

Frågor om ramavtalet?

Kontakta kundsupport - vi hjälper dig.

Tel:
08 525 029 96
Skicka e-post

E-arkiv 2016

2018-05-07 till 2023-01-31

Med e-arkiv får du stöd i det nödvändiga strukturarbetet för att arkivera digital information. Informationen skyddas från obehörig åtkomst och felaktig förändring, samtidigt som den blir tillgänglig för behöriga samt allmänheten.

Ramavtalet omfattar:

Anbudsområde 1: anskaffningstjänster

Anbudsområde 1 innehåller konsulttjänster för att hjälpa upphandlande myndigheter att anskaffa e-arkiv, oavsett om det görs genom avrop från ramavtal eller genom egen upphandling. Detta är ett eget anbudsområde i syfte att underlätta för de upphandlande myndigheterna att hämta hjälp för att komma vidare i inledande och förberedande arbete.

Anbudsområde 2: e-arkivlösning med tillhörande tjänster

Anbudsområde 2 är det mest omfattande anbudsområdet och syftar till att ge upphandlande myndigheter de funktioner för e-arkivering, konsulttjänster för införande, driftstjänster enligt önskemål samt de konsulttjänster och funktioner som behövs för att arkivera digital verksamhetsinformation. Ramavtalet omfattar även konsulttjänster kopplade till införande och förvaltning.

Anbudsområde 3: e-arkivtjänster

Anbudsområde 3 syftar till att hjälpa upphandlande myndigheter som i dag har ett e-arkiv att köpa konsulttjänster och tekniska funktioner kopplade till att arkivera elektroniskt. Anbudsområdet omfattar konsulttjänster och tekniska komponenter för informationsklassning, uttag och transformering av information från verksamhetssystem till överenskomna transportformat, samt överföring till e-arkiv och andra förekommande funktioner och tjänster.

Hitta mer information under flikarna

Under fliken Stöddokument finns samlad information om hur du använder ramavtalet. Där finns bland annat avropsstöd för de tre delområdena med information om hur ramavtalet används.

Under fliken Leverantörer hittar du de fullständiga ramavtalsvillkoren och uppgifter om leverantörerna.

Forum för Inköpscentralens ramavtal för e-arkiv

Som avropsberättigad på Inköpscentralens ramavtal för e-arkiv inbjuds du till att delta i ett forum via SKR:s digitala verktyg Samarbetsrum. Ramavtalet för e-arkiv omfattar funktioner och konsulttjänster som ska underlätta införandet, förvaltningen och utvecklingen av e-arkiv i din verksamhet. Forumet syftar till att skapa en plats för dialog mellan de kommuner, regioner och kommunala bolag som avser avropa, befinner sig i avropsarbete eller har tilldelat kontrakt inom Inköpscentralens ramavtal inom e-arkiv. Samarbetsrummet kommer även att kunna fungera som en kommunikationskanal för Inköpscentralen och SKR att sprida nyheter kring ramavtalet.
Vi tror att mycket finns att vinna på erfarenhets- och kunskapsspridning!

Anmälan sker till e-arkiv2016@sklkommentus.se .

Avropa och beställ steg för steg

  1. Får jag använda ramavtalet?

    Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till SKI kundsupport.

  2. Ställ dig frågan: Vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka är de nuvarande och kommande volymerna? Vad är kostnaderna för produkter och tjänster idag – och hur ser budgeten ut framöver?

    Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

  3. Titta i stöddokumenten

    Använd stöddokumenten under fliken Stöddokument som vägledning när du gör din förnyade konkurrensutsät

  4. Gör din förnyade konkurrensutsättning

    I din förnyade konkurrensutsättning har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, från att endast efterfråga pris till en mer komplex förfrågan.

  5. Följ mallarna

    Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning under Stöddokument, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

  6. Frångå inte villkoren

    Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

  7. Skicka din förnyade konkurrensutsättning till ramavtalsleverantörerna

    Bland stöddokumenten finns information om vilka leverantörer du ska skicka din förnyade konkurrensutsättning till. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

  8. Utvärdera anbuden

    De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

  9. Skicka tilldelningsbeslut

    När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör. 

  10. Teckna kontrakt

    Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. I vissa fall finns kontraktsmall under Stöddokument. Tänk på att kontraktets längd och villkor måste följa ramavtalsvillkoren.

    Behöver du ytterligare hjälp kan du alltid kontakta SKI kundsupport.

Leverantörer

Är jag berättigad

Avropsberättigade kunder

Vilka som har rätt att använda ett ramavtal bestäms redan i upphandlingsfasen för respektive ramavtal. Se vilka som är avropsberättigade i ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter som är publicerad under fliken Stöddokument.

Du kan även använda sökfunktionen som hjälp för att se om du kan använda ramavtalet.

Vid oklarheter gäller ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter före andra uppgifter.

Frågor och svar

Frågor och svar E-arkiv

Varför heter det ramavtal 2016 när avtalet tecknas 2019? Blir avtalstiden kortare?

Annonseringen av att ett nytt ramavtal skulle upphandlas skedde 2016, därav namnet. Det påverkar inte ramavtalstiden, den beräknas från det datum då ramavtalet tecknades. Anbudsområde 1 tecknades i maj 2018 och anbudsområde 2 och 3 i februari 2019.

Vad skiljer ramavtal 2016 från ramavtal 2013?

Ramavtal 2016 skiljer sig från sin föregångare på ett antal områden, samtidigt som grundfunktionaliteten i stort är densamma. Kort kan vi sammanfatta skillnader och likheter enligt nedan:

  • Ramavtal 2016 är uppdelat i tre anbudsområden som kan avropas oberoende av varandra;
    • Anskaffningstjänster - hjälp med behovsanalys och eventuellt avrop,
    • E-arkivslösning med tillhörande tjänster - omfattar tekniska lösningar och konsulttjänster för att implementera och vidareutveckla ett e-arkiv, samt det sista anbudsområdet
    • E-arkivstjänster - omfattar tekniska verktyg och konsulttjänster för att identifiera och extrahera information från verksamhetssystem och överföra till e-arkiv
  • Ramavtal 2016 ger möjlighet att i samband med införande av e-arkiv eller separat, avropa konsulttjänster för att extrahera och överföra information från verksamhetssystem till e-arkiv.
  • Alla leverantörer erbjuder lösningarna som en molntjänst OCH som enskilda komponenter för installation i UMs egen miljö, helt enligt UMs önskemål. Det betyder bland annat att UM inte behöver välja om avrop ska ske "som tjänst" eller "som produkt", så som ramavtal 2013 var uppbyggt.
  • Kraven på informationssäkerhet, i synnerhet kopplade till dataskyddsförordningen, är fördjupade
  • Definitionen på e-arkiv har justerats något, men grundfunktionaliteten är fortfarande i stort sett densamma som i ramavtal 2013.
  • Kraven är mer detaljerade än i upphandlingen av ramavtal 2013 vilket förhoppningsvis ger mer stöd vid precisering

Hur länge löper ramavtalet?

Ramavtalet löper på två (2) år, med option på förlängning i 1 + 1 år.

Hur långa kan kontrakten vara?

Kontraktens längd avgörs av respektive upphandlande myndighet via den förnyade konkurrensutsättningen.

Kan vi som avropat på ramavtal 2013 använda oss av det nya ramavtalet?

Absolut! Eftersom det nya ramavtalet erbjuder fler tjänster än det förra fungerar det utmärkt att göra kompletterande avrop på det nya ramavtalet. I synnerhet är anbudsområde 3 intressant eftersom det erbjuder stöd i anslutningsarbetet, vilket var begränsat i det förra ramavtalet.

Är det något särskilt vi ska tänka på när vi skapar vårt avropsunderlag?

Ja, det finns flera aspekter att ta hänsyn till som kan hjälpa eller försvåra ett avrop. Tänk bland annat på att:

  • Specificera vilka av de erbjudna konsulttjänsterna ni vill avropa. Ni får välja bland de upphandlade konsulttjänsterna så det passar ert behov.
  • Använda avropsmallen för stöd i hur precisering kan ske.
  • Skilja på krav funktionalitet och användande av funktionen. Ramavtalsupphandlingen säkerställer att anbudsgivarna kan tillhandahålla funktionalitet och tjänster. Användandet av funktionaliteten och tjänsterna måste preciseras i avropet. En vanlig fråga är integration med befintliga system. Kraven är ställda så att de tekniska lösningarna ska vara konstruerade för största möjliga integrerbarhet med befintliga tjänster. Det ska finnas öppna och dokumenterade gränssnitt för integration, men vad och på vilket sätt dessa gränssnitt ska nyttjas måste preciseras i avropet.

Utvärdering - Får utvärderingskriterier i upphandlingen ställas som krav i avropet?

Ja, utvärderingskriterier i ramavtalsupphandlingen får ställas som krav vid den förnyade konkurrensutsättningen.

RFI – vad är det?

En RFI (Request for information) är ett sätt att ställa frågor till eller få input från till leverantörerna innan man skickar ut sitt avrop. Det kan handla om enstaka frågor som man vill ha svar på eller hela eller delar av sitt avrop som man vill ha leverantörernas input på (ofta kallat extern remiss). Det här kan vara ett bra sätt att kontrollera så att man inte ställt krav som visar sig vara t ex för kostnadsdrivande eller för exkluderande.

Viktigt att tänka på när man skickar ut en RFI är att samtliga leverantörer inom anbudsområdet som RFI:n avser ska få samma frågor och ges samma möjlighet att inkomma med input.

Precisering - Vad menas med att precisera ett krav?

I ett avrop/kontrakt får ramavtalets villkor kompletteras men inte avvika från dem (5.5.1). Kraven i upphandlingen är ofta väldigt övergripande skrivna och syftet med det är att UM själv ska ha utrymme att komplettera kravet så att det passar UMs förutsättningar. Det handlar då om komplettera eller förfina villkoren i ramavtalet för att fånga upp särskilda omständigheter som behöver uppfyllas för att kunna fullgöra ett kontrakt. En precisering kan också innebära att man preciserar vad man INTE är i behov av.

Pris – Taktimpriser, vad är det?

De priser för konsulttjänster som ramavtalsleverantörerna offererade i upphandlingen är takpriser. Det innebär att priserna utgör tak för vad anbudsgivaren har rätt att offerera i samband med förnyad konkurrensutsättning. Lägre priser än takpriserna får offereras i den förnyade konkurrensutsättningen.

Pris – Taktimpriser – Inklusive eller exklusive resor, OB etc?

Ersättning för resor, boende, jour, övertid, beredskap och/eller obekväm arbetstid samt ersättning för beordrad resa hanteras inom ramen för respektive avrop och ersätts särskilt utöver angivna takpriser. Således inkluderas inte denna ersättning i de takpriser som lämnats i anbuden.

Mallar – Måste man använda de mallar som finns på hemsidan?

Nej, att använda mallar är frivilligt och är framtagna för att underlätta för UM i sitt avropsarbete.

Utbildning av e-arkivslösningen – kan man avropa det?

Ja, i sitt avrop inom AO2 kan man precisera sitt behov av utbildning och be leverantörerna att inkomma med pris på detta.