Boknings- och bidragslösningar 2017-2

Avtalet erbjuder systemlösningar för kommuners behov av stöd i bokning- och bidragsprocesser.

Nya leverantörer och nya lösningar

Fyra ramavtalsleverantörer erbjuder nya lösningar som förenklar för våra medborgare samt ökar nyttjandet av offentliga lokaler och platser!

Frågor om ramavtalet?

Kontakta kundsupport - vi hjälper dig.

Tel:
08 525 029 96
Skicka e-post

Boknings- och bidragslösningar 2017-2

2019-09-01 till 2023-08-31

Avtalstiden ovan är den maximala löptiden för ramavtalet. Avtalstiden är 2 år med option att förlänga i ytterligare 2 år.

Ramavtalet gör det enklare för föreningar, privatpersoner och företag att hitta och boka kommunala anläggningar och andra resurser, exempelvis lokaler, samt att söka bidrag. Det bidrar till en öppnare tillgång och bättre utnyttjande av kommunala lokaler. Dessutom blir boknings- och bidragsprocesserna effektivare för såväl privatpersoner som för föreningar, företag och den kommunala förvaltningen.

Detta är ett nytt ramavtalsområde och har upphandlats med hög nivå av innovation via dialog med marknaden för att hitta nya lösningar för Sveriges invånare och föreningsliv.

Ramavtalet omfattar

  • En molntjänst som ska stödja en upphandlande myndighet och dess processer för bokning av egna anläggningar, lokaler och övriga resurser, samt deras kunders hantering av bidragsansökningar.
  • De funktioner, kvalitetsattribut och konsulttjänster som kan behövas för att etablera, konfigurera/anpassa, integrera, implementera, upprätthålla, förvalta och utveckla molntjänsten.
  • Ramavtalet ska även kunna användas för bokning av andra typer av resurser, som platser (till exempel fotbollsplan eller båtplats) och tider, samt hantering av bidrag inom en kommunal eller regional verksamhet.

Stöd för avrop

  • Det finns underlag som pilotkommuner tagit fram, kopplat till det SKL-projekt som arbetat fram kravspecifikation och metodstöd inför avrop och införande av ny lösning.
  • Ramavtalet i korthet
  • Avropsvägledning (beskriver avropsprocessen)
  • SKL Kommentus Inköpscentral erbjuder för detta ramavtal utökat avropsstöd, vilket innebär att vi erbjuder extra stöd för upphandlande myndigheter att avropa. Kontakta Clara Wadman, avtalsansvarig för digitala tjänster, e-post clara.wadman@sklkommentus.se eller Ida Engberg, kategoriansvarig för digitala tjänster, e-post ida.engberg@sklkommentus.se för utökat avropsstöd.
  • Mer information om hur ni avropar och för tillgång till mallar, se fliken Stöddokument nedan.

Avropa och beställ steg för steg

  1. Får jag använda ramavtalet?

    Titta i fliken Är jag berättigad om din organisation finns bland de avropsberättigade. Kontrollera även med upphandlingsansvarig i den kommun/region/kommunala bolag du tillhör att avropsanmälan är gjord på ramavtalet. Vet du inte vem du ska kontakta, vänd dig till SKI kundsupport.

  2. Ställ dig frågan: vad behöver min verksamhet?

    Börja med att specificera dina behov och krav på det du ska köpa från ramavtalet. Exempelvis: Vilket behov har ni idag och i framtiden? Vilka nyttor kan ni se med ny lösning och hur ser budgeten ut framöver? Tänk på att en bra behovsanalys ger förutsättning till en bra affär!

  3. Titta i stöddokumenten

    Använd arbetsmaterial och mallar under fliken Stöddokument som vägledning och stöd när du ska genomföra ert avrop.

  4. Gör din avropsförfrågan

    I din avropsförfrågan har du möjlighet att precisera kraven som finns i ramavtalet till att passa just dina behov. En förnyad konkurrensutsättning kan se olika ut, ni behöver precisera krav utifrån ert behov för att landa i rätt lösning för er verksamhet.

  5. Följ mallarna

    Vi rekommenderar att du använder mallarna för förnyad konkurrensutsättning under Stöddokument, beskriv gärna även din verksamhets förutsättningar. Det underlättar för ramavtalsleverantörerna att besvara din förfrågan samt ökar dessutom deras möjlighet att hitta en så bra lösning som möjligt.

  6. Frångå inte villkoren

    Som beställare ansvarar du själv för att avrop sker inom ramen för villkoren i ramavtalet och i enlighet med LOU (Lagen om offentlig upphandling). Du får till exempel inte "rikta" ditt avrop mot en särskild ramavtalsleverantör. Alla ska konkurrera på lika villkor.

  7. Skicka din avropsförfrågan till ramavtalsleverantörerna

    Bland stöddokumenten finns information om och sändlista till alla ramavtalsleverantörer som ska få svara på ert avrop. Kontaktuppgifter finns även under fliken Leverantörer. Uppge tydligt i vilket format du vill få in leverantörernas anbud.

  8. Utvärdera anbuden

    De anbud du får in värderar du utifrån de kriterier du beskrivit i din förfrågan.

  9. Skicka tilldelningsbeslut

    När utvärderingen är klar skickar du ett tilldelningsbeslut till alla ramavtalsleverantörer som lämnat anbud. Har du använt avtalsspärr, ska du vänta tills denna löpt ut innan du kan teckna kontrakt med vinnande leverantör. 

  10. Teckna kontrakt

    Nu tecknar du kontrakt med vinnande leverantör. Mall för kontrakt finns under fliken Stöddokument. Kontraktets längd är inte reglerat i ramavtalsvillkoren utan sätts utifrån er verksamhets behov och krav på lösning.

Stöddokument och länkar

Bilagor

Leverantörer

Är jag berättigad

Avropsberättigade kunder

Vilka som har rätt att använda ett ramavtal bestäms redan i upphandlingsfasen för respektive ramavtal. Se vilka som är avropsberättigade i ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter som är publicerad i Tendsign.

Du kan även använda sökfunktionen som hjälp för att se om du kan använda ramavtalet.

Vid oklarheter gäller ramavtalsbilagan Avropsberättigade parter före andra uppgifter.

Frågor och svar

Frågor och svar om Boknings- och bidragslösningar

Vad är en RFI?

En RFI (Request for information) är ett sätt att ställa frågor till eller få input från till leverantörerna innan man skickar ut sitt avrop. Det kan handla om enstaka frågor som man vill ha svar på eller hela eller delar av sitt avrop som man vill ha leverantörernas input på (ofta kallat extern remiss). Det här kan vara ett bra sätt att kontrollera så att man inte ställt krav som visar sig vara t ex för kostnadsdrivande eller för exkluderande.

Viktigt att tänka på när man skickar ut en RFI är att samtliga leverantörer ska få samma frågor och ges samma möjlighet att inkomma med input.

Vi är en liten kommun som inte har så stora behov av att precisera ramavtalskraven, vad ska vi tänka på?

Kommunernas behov skiljer sig mycket åt och många mindre kommuner kommer att ha ganska få behov som de anser att de behöver precisera utan känner snarare att de vill köpa en ”färdig lösning”. Viss information behöver leverantörerna oavsett hur litet behovet är och det går att sammanfatta i nedan punkter.

  • Kort behovs- och verksamhetsbeskrivning – Ett tips är att använda mallen Mall – Verksamhetsbeskrivning i avropsstödet
  • Behöver lösningen integreras med andra system, såsom ekonomi- eller låssystem?
  • Information om eventuella migreringsarbeten som behöver göras
  • Tidplan, t ex
    • När önskar ni kunna gå i skarp drift med bokningar i systemet?
    • När önskar ni kunna gå i skarp drift med bidragsansökningar
  • Övriga eventuella preciseringar av ramavtalskrav
  • Hur lång kontraktstid tänker ni er?
  • Begäran om priser för de tre posterna:
    • Etableringskostnad
    • Löpande kostnader för tjänsten
    • Konsulttjänster (de konsulttjänster och kompetensnivåer som ni anser att ni behöver)

Vi rekommenderar att ni läser vägledningsdokumenten och använder er av mallarna som ni hittar under rubriken 3. Avropsarbete på hemsidan.

Kan alla kommuner avropa från ramavtalet?

Alla kommuner är avropsberättigade på ramavtalen, vilket innebär att de har rätt att avropsanmäla sig och genomföra avrop, det vill säga köpa på ramavtalet.

Vad kommer det att kosta?

I dagsläget är det svårt att säga exakt vad det blir för kostnad. Det kommer att variera beroende på varje kommuns förutsättningar och behov. Men dessa huvudkostnader kommer tjänsten att medföra:

  • Kostnader för tjänsten (motsvarande månadskostnad/licenskostnader)
  • Kostnader för avrop (kartläggning, kravanalys, med mera)
  • Kostnader för etablering (konfiguration och integration)
  • Kostnader för förvaltning

Det kan även tillkomma kostnader för full funktionalitet enligt specifikt behov.

Vilken nytta ger boknings- och bidragslösningarna?

Lösningarna ska göra det enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala anläggningar och lokaler samt söka bidrag. För kommunerna blir handläggningen effektivare.

Öppnare tillgång till information kommer att skapa större transparens och ge ett effektivare utnyttjande av kommunala anläggningar och lokaler. Det innebär också en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring bokning och bidrag.

Vem kommer äga produkten/tjänsten?

Upphandlingen har ställt krav på att programvaran ska levereras som molntjänst. Det är leverantören som äger tjänsten och ni, kommuner och andra myndigheter, köper rätt att nyttja den av leverantören. Anpassning av tjänsten kan göras efter specifika behov, förutsättningar för detta ska specificeras i avropet.

Kontraktstid - Hur lång får kontraktstiden vara?

Ramavtalet reglerar inte kontraktstiden. Kontraktens längd avgörs av respektive upphandlande myndighet via den förnyade konkurrensutsättningen.

Prismodell - Hur kan den se ut?

Läs mer om prismodeller och hur man kan begära in priser, hur man kan vikta dem med mera i vägledningsdokumentet Vägledning - priser och utvärdering.

Utvärdering - Hur kan vi utvärdera avropssvaren?

I avropsarbetet behöver upphandlande myndighet bestämma hur utvärderingen av avropssvaren ska gå till. Den upphandlande myndigheten kan antingen välja att tilldela den leverantör som offererar lägst pris (utvärderingsgrund Pris) eller den leverantör som kan erbjuda det bästa förhållandet mellan pris och kvalitet (utvärderingsmodell Bästa förhållande mellan pris och kvalitet). Läs mer om utvärdering och exempel på mervärden i vägledningsdokumentet Vägledning - priser och utvärdering.

Kravprecisering – Vad är det?

Läs mer om kravprecisering i dokumentet Vägledning – kravprecisering och kravuppfyllnad.

Använder någon kommun lösningarna idag?

De första avropen av Boknings- och bidragslösningar skickades ut i mars 2020 och fler avrop väntas skickas ut löpande framöver. Mer aktuellt information om detta (och annat) kan man hitta i SKR:s Samarbetsrum för Bokning och bidrag, ett forum för avropsberättigade på ramavtalet. Anmälan till forumet sker till kontaktcenter@skr.se.

Avropstid – Hur lång tid ska avropet ligga ute?

UM sätter själva avropstid. I ramavtalet (FFU 1.3.2 Avropsförfrågan) stå det; I avropsförfrågan ska en skälig tidsfrist för att lämna avropssvar anges. Denna tidsfrist fastställs med hänsyn till avropsförfrågans komplexitet samt den tid som behövs för att lämna avropssvar.

Kravuppfyllnad – Hur och när kontrollerar man att leverantören uppfyller ställda krav?

Läs mer om detta i dokumentet Vägledning – kravprecisering och kravuppfyllnad.