Boknings- och bidragslösningar 2017-2

Många kommuner i Sverige har behov av ny boknings- och bidragslösning för kultur och fritid. Därför gör SKL Kommentus Inköpscentral och SKL tillsammans med 200 av landets kommuner en gemensam upphandling. Målet med kommande ramavtal är att bidra till en enklare och mer effektiv användning av i första hand kommunala kultur- och fritidsanläggningar.

Information januari 2019

Den tidigare upphandlingen avbröts i höstas i brist på giltiga anbud. Eftersom behovet av nya boknings- och bidragslösningar kvarstår, kommer en ny upphandling att påbörjas omgående.

Varför upphandlar vi den här typen av tjänst?

Upphandlingen syftar till att förenkla för de aktörer som vill använda sig av kommunens lokaler och anläggningar för kultur och fritid, och i förlängningen även kunna boka andra resurser i en kommun eller region. Naturligtvis ska även arbetet för kommunens personal förenklas genom tjänsten.

Genom tjänsten ska förbund, föreningar och privatpersoner kunna söka, boka och betala en aktivitet eller ett evenemang dygnet runt. Vidare kan bidrag sökas för genomförda aktiviteter.

Genom ramavtalet kommer administratörer inom bland annat den kommunala kultur- och fritidssektorn även att få tillgång till uppgifter för fakturering, uppföljning och utbetalning av bidrag.

Tidplan för upphandlingen

Målsättningen är att ramavtalet ska vara klart för avrop i juni 2019.

Upphandlingen kommer att ske genom ett öppet förfarande. Den allra största delen av det ursprungliga förfrågningsunderlaget används fortfarande men justeras utifrån de analyser som gjorts och de samtal som förts med leverantörer. Bland annat innebär det att kraven som är kopplade till den gemensamma API-tjänsten tas bort och att prismodellen ändras till att inte baseras på invånarantal.

Om upphandlingen

  • Sista anbudsdag: 2019-05-17
  • Status: Pågående
  • Upphandlingsområde: Digitala tjänster

Tipsa en vän

Kontaktpersoner

Tommy Bengtsson

Avtalsansvarig digitala tjänster, SKL Kommentus Inköpscentral
Tel:
08 709 55 20
Mobil:
072 450 01 27
Skicka e-post

Klara Diskay

Upphandlingskonsult, AffärsConcept
Tel:
08 709 59 84
Mobil:
072 584 74 50
Skicka e-post

Frågor och svar om upphandlingen

Varför justeras projektet om?

I den ursprungliga upphandlingen var det endast två leverantörer som lämnade anbud och deras anbud var inte helt godkända. Detta ledde till att det inte fanns några leverantörer att skriva avtal med och upphandlingen avbröts.

Dock finns det fortfarande ett stor behov av ny boknings- och bidragslösning och därför är det beslutat att justera om vissa delar av projektet och att göra en ny upphandling.

Hur justeras projektet om?

Den nya upphandlingen kommer att baseras på det ursprungliga förfrågningsunderlaget och endast paketeras om/revideras för att bli mer attraktivt för fler leverantörer utan att tappa fokus på kommunernas behov.

Detta skiljer det nya förfrågningsunderlaget mot det gamla:

  • Den tidigare kopplingen till informationsförsörjningstjänsten knoppas av från projektet och ingår inte i den kommande upphandlingen.
  • Den nya upphandling genomförs i öppet förfarande, inte konkurrenspräglad dialog.
  • Den nya upphandlingen kommer att ha en förändrad affärsmodell.
  • Användningsområdena hos de upphandlande myndigheterna och därmed affärsmöjligheterna kommer att utökas för att attrahera fler leverantörer.

Hur har förfrågningsunderlaget reviderats?

Förfrågningsunderlaget har i huvudsak reviderats utifrån att alla krav kopplade till den gemensamma API-tjänsten har tagits bort. De togs bort eftersom API-tjänsten inte är implementerad, vilket innebär att förutsättningarna för leverantörerna har varit osäkra. Kraven är till viss del generaliserade för att attrahera fler leverantörer efter analys av tidigare upphandling och samtal med leverantörer. Vi har sett att det finns ett behov av boknings- och bidragslösningar för andra delar av kommunerna än kultur- och fritidsverksamheten. I upphandlingen ställer vi krav på verksamhetssystem som ska stödja boknings- och bidragsprocesserna, tidigare har vi ställt krav på Boknings och bidragssystem.

Därför kommer upphandlingen att bli mer attraktiv och fler anbud inkommer utan att kommunernas grundbehov tappas bort.

Hur ser tidplanen ut?

Om inget oförutsett händer eller att det blir överklaganden, är den tänkta tidplanen att det ska finnas ett ramavtal på plats sommaren 2019.

Ska leverantörerna kunna leverera till alla kommuner på en gång?

Om alla kommuner avropar samtidigt så kommer det antagligen bli svårt för leverantörerna att kunna tillgodose detta. Men för att kunna avropa snabbt och införa lösningen krävs det att ni är förberedda. Därför tror vi att det blir pilotkommunerna som kommer att avropa först. Dessa har då fått stödmaterial kring hur de kan förbereda sin organisation för ett införande.

Ovanstående fråga är inte ett unikt problem/orosmoln för detta projekt utan gäller alla ramavtal. Om alla kommuner avropar samtidigt kommer leverantörerna ha svårt att kunna leverera till alla samtidigt, oavsett ramavtal.

Eftersom vi har kravställt på molntjänster kommer också etableringsfasen vara kortare i den enskilda kommunen.

Vilken nytta ger Boknings- och bidragslösningen?

Nyttan är i alla avseenden densamma som identifierades i den verksamhets- och behovsanalys som genomfördes 2015. Det ska bli enklare för föreningar, privatpersoner och företag att använda kommunala anläggningar och lokaler och söka bidrag. För kommunerna ska handläggningen bli effektivare.

Öppnare tillgång till information kommer att skapa större transparens och ge ett effektivare utnyttjande av kommunala anläggningar och lokaler. Det innebär också en ökad möjlighet att få insyn i beslutsprocessen kring bokning och bidrag.

Vad är crowdfunding?

Crowdfunding (medfinansiering) är ett tillvägagångssätt för att få in kapital, oftast till ett innovationsprojekt. Därför är det viktigt att förstå att crowdfunding medför vissa risker.

Detta projekt är delvis finansierat via crowdfunding och nästan 200 kommuner deltar genom att medfinansiera projektet. Medfinansieringen innebär i huvudsak en påverkansmöjlighet, dvs att ni har möjlighet att delta aktivt i kravställningen och att ni får tillgång till allt material som tas fram inom projektet. Det innebär dock inte att ni får ta del av de upphandlande tjänsterna utan eget avrop. Leveransen sker först efter att ni som enskild kommun har genomfört ett avrop på ramavtalet och i avropet gjort de preciseringar som bäst återspeglar ert behov.

Vad kommer det att kosta?

I dagsläget är det svårt att säga exakt hur stor kostnaden blir för varje kommun. Det kommer att variera beroende förutsättningar och behov. Men dessa huvudkostnader kommer tjänsten att medföra:

  • Kostnader för tjänsten (motsvarande månadskostnad/licenskostnader)
  • Kostnader för avrop (kartläggning, kravanalys m.m.)
  • Kostnader för etablering (konfiguration och integration)
  • Kostnader för förvaltning
  • Det kan även tillkomma kostnader för full funktionalitet enligt specifikt behov

När är tjänsten färdigutvecklad från leverantör?

När upphandlingen är klar och det finns ett ramavtal kommer leverantörerna leverera en molntjänst baserad på de krav som ställts i upphandlingen (gemensamma krav som ni har varit med och tagit fram, exempelvis på möten med pilotkommuner). Tjänstens uppfyllnad av ramavtalskraven ska alltså vara klara i samband med anbudet. Ni gör sedan avrop där ni preciserar era krav och leverantörerna svarar på dessa med ett mer exakt pris och tid. Er utvärderingsmodell kommer att visa vilken leverantör som ger det ur ert perspektiv det bästa anbudet och därefter kan ni skriva kontrakt.

Vem kommer att äga produkten/tjänsten?

I Upphandlingen har under lång tid omfattat molntjänster, dvs vi ställer krav på molntjänster och inte på lösningar som installeras och driftas i er egen miljö. Det är leverantören som äger den underliggande programvaran och tekniken, och ni, kommuner, har möjlighet att få detta levererat till er som en tjänst av leverantören.

Vårt befintliga avtal går ut innan den gemensamma upphandlingen är avslutad, hur gör vi i mellantiden?

SKL Kommentus Inköpscentrals juridiska avdelning har skrivit en promemoria som kortfattat redogör för förutsättningarna i detta läge. Vi vill betona att denna utredning är SKL Kommentus Inköpscentrals tolkning av rådande rättsläge och utgör en generell beskrivning. Om man har specifika frågor rekommenderar vi att man vänder sig till Upphandlingsmyndigheten.

PM kring hantering av avtalslöshet under upphandlingsprocessen (PDF, nytt fönster)

Sammanfattningsvis är SKL Kommentus Inköpscentrals bedömning följande:

  • En kommun har möjlighet att använda sig av direktupphandling i avvaktan på att SKL:s ramavtal finns på plats, det vill säga vända sig direkt till en eller flera leverantörer utan att annonsera, så länge värdet av ett sådant avtal inte överstiger direktupphandlingsgränsen eller de samlade inköpen av tjänster av samma slag inte överstiger direktupphandlingsgränsen under ett räkenskapsår.
  • Direktupphandling är också möjlig om någon av undantagssituationerna i LOU är tillämplig. Det finns inget generellt undantag som möjliggör direktupphandling i väntan på att regelrätt upphandlat avtal finns på plats.
  • Förändringar av befintliga avtal är i vissa fall möjliga, till exempel om ändringen är av mindre värde, eller avser en kompletterade beställning.
  • En förlängning av befintligt avtal är som huvudregel endas möjlig i enlighet med villkoren i ursprungliga förfrågningsunderlaget och avtalet. I annat fall kan en sådan förlängning utgöra ett nytt direktupphandlat avtal.

Kan alla kommuner avropa från avtalet?

Alla kommuner, regioner, kommunala bolag mm som anmält sig som avropsberättigade till SKL Kommentus Inköpscentral under 2017 kan avropa från det färdiga ramavtalet. I dagsläget är drygt 950 enheter avropsberättigade på det kommande ramavtalet.

Vad behöver vi tänka på inför avrop?

Inför varje avrop kommer varje upphandlande myndighet behöva precisera sina behov. Det som ramavtalet kommer att leverera är leverantörer som kan ta fram en molntjänst baserade på gemensamma krav som pilotkommunerna har jobbat fram.

Ni måste sedan, i ert avrop, precisera era kommunspecifika behov så att ”tjänsten” passar er kommun, dvs omfattar era processer, era lokaler och era regelverk. Även systemintegrationer varierar från kommun till kommun och behöver preciseras. Projektet kommer att ta fram ett avropsstöd som ni kan ta hjälp av.

SKL Kommentus UC