HR- och chefsstöd

När du kontaktar HR- och chefsstöd, blir kontaktad av HR- och chefsstöd eller på annat sätt kommunicerar med HR- och chefsstöd, t.ex. i samband med att du eller din organisation genomför köp genom webbshopen, kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med nedan.

Dina personuppgifter hämtas från dig själv, din arbetsgivare eller uppdragsgivare, från övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen eller från allmänt tillgängliga informationskällor, t.ex. företag som tillhandahåller kontaktlistor eller uppgifter hämtade från Internet.

När och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

1. Kategori av registrerad: Kontaktperson hos kund, leverantör eller anbudsgivare

Administration av köp via webbshopen

Vi kommer behandla dina personuppgifter för att du ska kunna skapa ett användarkonto om du väljer att genomföra ett köp genom webbshopen, samt för att administrera ditt köp.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Typ av medlemskap (Pactamedlem, SKR-medlem eller annat medlemskap)
  • Organisationsuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och administrera de köp som du gör för din arbetsgivares räkning.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under en tid om ett (1) år efter ditt senaste köp. Dina personuppgifter kan även bevaras under en längre period, t.ex. för att HR- och chefsstöd ska kunna fullgöra rättsliga sförpliktelser, se nedan.

Hantering av HR- och chefsguiden

Vi behandlar dina personuppgifter när du anmäler intresse för HR- och chefsguiden samt för att kunna administrera din tillgång till HR- och chefsguiden, inklusive fakturering.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Typ av medlemskap (Pactamedlem, SKL-medlem eller annat medlemskap)
  • Organisationsuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna administrera tillhandahållandet av HR- och chefsguiden.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid som det finns en aktiv prenumeration på HR- och chefsguiden. Dina personuppgifter kan även bevaras under en längre period, t.ex. för att HR- och chefsstöd ska kunna fullgöra rättsliga skyldigheter, se nedan.

Hantera abonnemang avseende Lönelänken

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna administrera din arbetsgivares prenumeration av Lönelänken i de fall där du är kontaktperson, den som har gjort beställningen eller på annat sätt är användare av Lönelänken. Behandlingen inbegriper administration av användarkonton, tjänsten Lönelänken samt fakturering.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Organisationsuppgifter
  • Behörighetsnivåer
  • Abonnemangsform

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna administrera de användare som har tilldelats behörighet av HR- och chefsstöds kunder att använda Lönelänken.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid som det finns ett aktivt abonnemang avseende Lönelänken. Dina personuppgifter kan även bevaras under en längre period, t.ex. för att HR- och chefsstöd ska kunna fullgöra rättsliga skyldigheter, se nedan.

2. Kategori av registrerad: Kontaktperson hos leverantörer och samarbetspartners

Utställande, betalning och annan administration av fakturor

Dina personuppgifter behandlas för att HR- och chefsstöd ska kunna administrera fakturor, t.ex. för att ställa ut, betala och administrera hanteringen av fakturor avseende t.ex. leverantörer och samarbetspartners. Personuppgifterna behandlas om de förekommer i fakturaunderlaget, t.ex. om du är kontaktperson.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt be­rättigade intresse av att kunna hantera, ställa ut samt betala fakturor inom ramen för vår verksamhet.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta ändamål i samband med att fakturan ställs ut eller tas emot av oss. Dina personuppgifter kommer dock att bevaras under en längre period för andra ändamål (t.ex. hantera rättsliga krav), se mer nedan.

3. Kategori av registrerad: Alla kategorier av registrerade som ovan samt övriga registrerade (t.ex. användare av vår webbplats)

Administration av förfrågningar avseende dataskydd

Vi behandlar dina personuppgifter när du inkommer med frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter, inklusive utövande av dina rättigheter. Behandlingen utförs i syfte att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Din kommunikation
  • Namn, inklusive personnummer
  • Kontaktuppgifter
  • Övriga uppgifter som t.ex. kan ingå i ett svar avseende begäran om tillgång

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att HR- och chefsstöd ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta syfte under den tid förfrågan hanteras och för en tid om fem (5) år därefter.

Administration av köp via webbshopen

Vi kommer behandla dina personuppgifter för att du ska kunna skapa ett användarkonto om du väljer att genomföra ett köp genom webbshopen i din egenskap av privatperson, samt för att administrera ditt köp. När du handlar via webbshopen för din arbetsgivares räkning, se ovan.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Typ av medlemskap (Pactamedlem, SKL-medlem eller annat medlemskap)
  • Personnummer
  • Organisationsuppgifter

Avtal: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna ingå och fullgöra ett avtal med dig.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under en tid om ett (1) år efter ditt senaste köp. Dina personuppgifter kan även bevaras under en längre period, t.ex. för att HR- och chefsstöd ska kunna fullgöra rättsliga skyldigheter, se nedan.

E-postutskick och marknadsföring, inklusive inbjudningar till events (t.ex. mässor och tävlingar) och utbildningar

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna göra olika typer av e-postutskick till dig, inklusive för att skicka inbjudningar till olika events och utbildningar som arrangeras av HR- och chefsstöd.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt be­rättigade intresse av att kunna marknadsföra våra tjänster och bjuda in dig till olika events och utbildningar.

Bevarandetid: När du inte själv har anmält att du vill ha utskick från HR- och chefsstöd behandlar vi dina personuppgifter för detta ändamål i ett (1) år från insamlingstidpunkten. I annat fall behandlar vi dina personuppgifter för detta ändamål till dess att du inte längre vill ta del av e-postutskicken.

Du har även alltid möjlighet att tacka nej till fortsatt marknadsföring, i vilket fall HR- och chefsstöd kommer upphöra med marknadsföringen.

Utskick av nyhetsbrev

Om du har registrerat dig för vårt nyhetsbrev behandlar vi dina personuppgifter för att hantera och skicka ut nyhetsbrevet till dig.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att skicka ut vårt nyhetsbrev till dig.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte till dess att du avregistrerar dig för nyhetsbrevet.

Genomförande av utbildningar och events (t.ex. mässor och tävlingar)

HR- och chefsstöd behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra de utbildningar och event som du har anmält dig till.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna hantera anmälningar till utbildningar och andra events för att kunna marknadsföra HR- och chefsstöds tjänster.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden HR- och chefsstöd genomför utbildningen eller eventet och för en tid om en (1) månad därefter.

Utvärdera och följa upp användningen av digitala kanaler

För att utvärdera och följa upp användningen av våra digitala kanaler behandlar vi dina personuppgif­ter, t.ex. i samband med insamling av besöksstatistik på vår webbplats.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Användargenererade uppgifter
  • IP-adress

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att utvärdera och följa upp användningen av våra digitala kanaler.

Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas.

Hantera och bemöta rättsliga anspråk

Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga anspråk, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Din kommunikation
  • Namn, inklusive personnummer (om enskild firma)
  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter
  • Övriga uppgifter som är nödvändiga för ändamålet

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, föra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte, normalt till dess att tvisten är avslutad eller kravet blivit preskriberat.

Uppfylla rättsliga förpliktelser

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga förpliktelser, t.ex. bokförings- och re­dovisningskrav och skyldigheter enligt data­skyddslagstiftningen.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nöd­vändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldig­het.

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rätts­liga förpliktelser.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rätts­lig förpliktelse.

Hantera och skydda IT-system och tjänster

För att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopie­ring, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, be­handlar vi, om det är nödvändigt, dina personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Samtliga uppgifter som anges häri.

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter. Personuppgifter i loggar bevaras för felsök­ning och incidenthante­ring under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logg­hän­delsen.

Mottagare som vi delar dina personuppgifter med

När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare. Mottagaren är självständigt personupp­giftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om vi inte har angivit något annat.

Vi delar dina personuppgifter med:

Övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen

Vi delar dina personuppgifter med övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen för att dessa ska kunna använda dina personuppgifter för att t.ex. marknadsföra sina tjänster. Uppgifterna sparas i system som administreras av SKL Kommentus (se nedan angående SKL Kommentus roll som personuppgiftsbiträde).

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund för överföringen

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra samtliga tjänster som tillhandahålls av SKL Kommentus-koncernen.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till oss (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla dina personuppgifter för dessa syften enligt våra instruktioner och inte för några egna ändamål. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna utför på vårt uppdrag.

SKL Kommentus

HR- och chefsstöd använder IT-system som förvaltas av SKL Kommentus för HR- och chefsstöds räkning. När SKL Kommentus tillhandahåller IT-system och därmed behandlar personuppgifter för att HR- och chefsstöd ska kunna tillmötesgå de ändamål som anges ovan, behandlar SKL Kommentus personuppgifterna för dessa ändamål i egenskap av personuppgiftebiträde och behandlar endast personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner.

För undvikande av missförstånd delar vi även personuppgifter med SKL Kommentus för att SKL Kommentus ska kunna marknadsföra sina tjänster. För detta ändamål är dock SKL Kommentus självständigt personuppgiftsansvarig.

Övriga mottagare

I vissa fall kan vi, om det är nödvändigt, dela dina personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och be­möta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, dom­stol, poli­sen och po­tentiella kö­pare eller säl­jare av företaget.

Mottagare

Syfte

Laglig grund för överfö­ringen

Myndigheter

Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga en­ligt lag att göra det.

Rättslig förpliktelse: Behand­lingen är nödvändig för att upp­fylla rättsliga för­pliktelser.

Externa rådgivare

Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisions­byråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga en­ligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Rättslig förpliktelse och berät­tigat intresse: Behandlingen är nöd­vändig för att uppfylla rätts­liga förpliktelser alterna­tivt till­godose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rätts­liga krav.

Domstol, motparter etc.

För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi över­föra uppgifter till andra par­ter.

Berättigat intresse: Behand­lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Rättsvårdande myndig­heter, t.ex. Polisen

Vi kan dela personuppgifter med rätts­vårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Rättslig förpliktelse. Behand­lingen är nöd­vändig för att upp­fylla våra rättsliga förpliktelser.

Potentiella köpare och säl­jare

Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksam­heten eller vid en samman­slagning.

Berättigat intresse: Behand­lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslag­ningen.

Närmare information om kategorier av personuppgifter

Se tabellen nedan för närmare information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.

Kategori

Exempel på uppgifter

Användargenererade uppgifter

Besöks- och klickhistorik

Din kommunikation

Innehåll i din kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden

Kontaktuppgifter

Adress, telefonnummer, e-postadress