18 september 2019 Upphandling | Ramavtal

En snabbföränderlig bransch utmanar upphandling av postförmedlingstjänster

I en tid då digital kommunikation dominerar, samtidigt som e-handeln ökar rekordartat, ställs nya krav på postförmedling. Hur tar man då fram ett ramavtal för ett område vars förutsättningar ändras i en takt som är svår att förutse? Hösten 2017 påbörjade SKL Kommentus Inköpscentral upphandlingen av postförmedlingstjänster.

- Det löpte till en början på som en vanlig upphandling, säger Evelina Emanuelsson som då var ansvarig för upphandlingen. Efter att upphandlingen var tilldelad och avtalsspärren löpt ut var det dags att skriva avtal. Men eftersom postbranschen såg en del utmaningar med mycket som hade hunnit hända sen annonseringen av underlaget blev inte alla ramavtal påskrivna.

- Det var bland annat långa avtalsperioder, berättar Evelina vidare. Eftersom det kan hända mycket inom branschen var det för stor risk för leverantörerna att garantera leveranser så långt fram i tiden. Det fanns därför anledning till att göra ett omtag och förhandla om vissa avtalsvillkor.

En annan komplexitet med upphandlingen var att vissa av tjänsteområdena påverkade varandra. Om exempelvis ingen kunde hämta posten så kunde den heller inte delas ut. Efter förhandlingen gjordes därför en direktupphandling på de områdena som saknade täckning.

Bra dialog med leverantörerna

- I direktupphandlingen bjöd vi in samtliga leverantörer som lämnat anbud på upphandlingen, fortsätter Evelina. Jag skulle säga att vi har haft en väldigt bra dialog med leverantörerna som också varit öppna mot oss genom hela processen. Det har gjort att vi har kunnat förstå deras utmaningar och på ett bra sätt även kunna bemöta dem, samtidigt som vi säkerställer bra ramavtal för våra kunder.

David Vestberg (bilden) kom in som ny kategoriansvarig på Inköpscentralen i februari 2019 och blev då involverad i upphandlingen och är också den person som kommer att förvalta ramavtalet. Han berättar att samverkan såväl som med leverantörer som internt var en förutsättning för att ro upphandlingen i mål. Tilldelningen av de direktupphandlade ramavtalen skedde slutligen till fyra olika leverantörer.

Är det vanligt att ett ramavtal tar så lång tid?

- Det har absolut tagit tid att få ramavtalet på plats, säger David. Vi har varit många inblandade längs vägen med flera komplexa parametrar att ta hänsyn till. Situationen i sig är unik på grund av den snabbrörliga branschen, vilket vi säkert kommer se i fler branscher framöver. Det viktigaste är att kunderna inte suttit avtalslösa utan kunnat avropa från tidigare ramavtal. Och trots de utmaningar som fanns behöll vi en lösningsorienterad inställning och fick till ett bra samarbete med leverantörerna, vilket till slut utmynnade i ett fullvärdigt ramavtal för hela Sverige. Dessutom håller ramavtalet hög kvalitet utifrån hållbarhetskrav och arbetsrättsliga villkor.

Bland annat ska leverantören bedriva ett aktivt arbete för att förebygga alkohol- och droganvändning för personalen. Arbetsrättsliga villkor avseende lön, semester och arbetstid finns för de arbetare som omfattas av Transportavtalet. Dessutom ska de fordon som leverantörerna skaffar under avtalets löptid uppfylla krav på europeisk miljöklass och de ska även drivas på drivmedel som bidrar till att uppnå ett fossilfritt samhälle. Leverantörerna ska också ha ett systematiskt miljö- och kvalitetsarbete.

Vilka lärdomar har upphandlingen gett?

- Det är som i många andra fall avgörande att vi håller oss uppdaterade med vad som händer i olika branscher. Dessutom har vi haft, och har, en god dialog med leverantörerna. Inom området postförmedling har vi initierat ett kategoriråd tillsammans med Post och telestyrelsen, kunder och leverantörer. Vi vill både förstå och utveckla branschen framåt i samarbete med kunder, leverantörer och berörda intressenter. Det ser jag fram emot att starta igång!

Ramavtalet Postförmedlingstjänster 2017 ingår i kategorin Fastighetsnära varor och tjänster. Läs mer om ramavtalet här.

Tipsa en vän

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar