Eslövs Kommun om att avropa på vårt avtal

Eslöv är en av kommunerna som har avropat på Addas ramavtal Digitala enheter för arbetsplats och skola 2019. Birgitta Petersson är inköpssamordnare och arbetar huvudsakligen med strategiska frågor som upphandlingsplaner, hållbarhet och politisk beredning. Vi är nyfikna på hennes erfarenheter av att använda Addas ramavtal.

Ni har nyligen gjort avrop på ramavtalet, hur har det fungerat?

- Superbra! Avtalet är anpassat för kommuner och den pedagogiska verksamheten inom skolan. Jag arbetar egentligen inte som upphandlare, därför uppskattar jag att Addas ramavtal för digitala enheter är så enkla att använda. Detta är tredje ramavtalsperioden vi använder Addas ramavtal inom området och de har bara blivit bättre och bättre. Framför allt uppskattar vi stöddokumenten, berättar Birgitta.

Vad har ni avropat på ramavtalet?

- Vi har avropat enheter till förskola, grundskola, och gymnasieskola. Mer specifikt så har vi gjort två avrop av olika storlekar. Dels ett mindre för digitala rekonditionerade enheter, men även ett större avrop där hela utbildningsförvaltningen byter plattform med en kontraktsperiod på max fyra år värd drygt 35 miljoner kronor, förklarar Birgitta. 

Vad tycker du att en upphandlande myndighet ska tänka på när de ska göra ett avrop?

- Fundera på vad din organisation har för förutsättningar. Vilka beslut och mål finns i din organisation när det gäller exempelvis hållbarhet, digitalisering och säkerhet? Utöver detta vill jag även påpeka vikten av att ha en politiskt beslutad upphandlingsplan. Se även till att ha en bra upphandlingsplan redo i god tid, där specialister involveras och kan avväga aspekter utifrån säkerhet, dataskydd och informationssäkerhet, digitalisering samt de tre hållbarhetsdimensionerna, berättar Birgitta och fortsätter: 

- Det är även viktigt att ställa krav utifrån vad du själv, verksamheten och specialisterna har möjlighet att följa upp. När det gäller avtalsförvaltningsplanen så är mitt råd att göra den redan i upphandlingsskedet tillsammans med berörd verksamhet och specialister.

- Slutligen vill jag tipsa om att börja med det ni mäktar med och plocka de lågt hängande frukterna först.

Har du fått den hjälp du behövde från Adda?

- Absolut, faktiskt långt över förväntan. Jag har som sagt gjort avrop på de förra ramavtalen och Adda har hela tiden ställt upp genom att bland annat snabbt uppdatera sortiment inför avrop, svara på tolkningsfrågor i upphandlingsdokumentet/ramavtalet och ge råd i ställningstaganden som kan ha betydelse för processen, säger Birgitta. 

Slutligen, har du ett sista tips till dina kollegor i andra kommuner?

- Make it easy! Låt verksamheten bestämma vilka krav som är viktiga, och använd dessa krav och slopa krångliga utvärderingsmodeller, berättar hon och fortsätter: 

- Avslutningsvis vill jag tipsa om mallar. Mallarna från Addas förra ramavtalsperiod har varit oerhört värdefulla och jag har efter lite modifiering kunnat använda dem även denna gång. Detta har effektiviserat mitt arbete enormt, avslutar Birgitta Petersson.