Kan eForms innebära en utveckling av offentlig upphandling?

Standardformulären avser utformningen av och innehållet i annonserna om offentliga upphandlingar. Genomförandeförordningen omfattar en stor mängd nya uppgifter som är frivilliga för medlemsstaterna att införa i nationell lagstiftning. När kommissionen arbetade fram genomförandeförordningen fick medlemsstaterna ange vilka uppgifter de ville samla in och i princip samtliga önskemål har tagits med. Det innebär i sin tur att alla uppgifter inte är intressanta eller aktuella för alla medlemsstater. Det blir därmed viktigt för Sverige att göra en omsorgsfull bedömning av de valbara uppgifterna utifrån våra förutsättningar och behov.

Vi anser att det är viktigt att i bedömningen särskilt beakta tre saker:

1. Det ska vara möjligt för alla upphandlande myndigheter att ange uppgifterna i varje annons som ska publiceras.
2. Nyttan med uppgiften ska tydligt framgå.
3. Den arbetsinsats som krävs av de upphandlande myndigheterna ska vara rimlig i förhållande till nyttan med uppgiften.

Möjlighet att ange alla uppgifter

Om valbara uppgifter görs obligatoriska blir upphandlande myndigheter skyldiga att ange dem i samtliga upphandlingsannonser. Det kan medföra risker för både upphandlande myndigheter och intresserade leverantörer. För en upphandlande myndighet kan det vara svårt att ange korrekta uppgifter om de inte är tillgängliga vid annonseringen. Om myndigheten ändå måste fylla i dem, riskerar uppgifterna att bli missvisande och en intresserad leverantör får då en felaktig bild av upphandlingen. Det skulle kunna påverka både leverantörens intresse för upphandlingen och anbudets utformning, vilket i sin tur kan medföra en ökad risk för överprövning.

Vi anser att det behöver stå klart att uppgifter finns tillgängliga, eller åtminstone med rimliga insatser kan samlas in av alla upphandlande myndigheter, innan valbara uppgifter görs obligatoriska. En nationell inköpscentral som SKL Kommentus Inköpscentral har exempelvis svårt att inhämta mer än en övergripande bild av behovet och planerade inköp hos de avropsberättigade myndigheterna. Även en mindre kommun eller kommunalt bolag kan på grund av begränsade resurser ha utmaningar med att samla och bearbeta information som ska anges i annonserna.

Regeringen bör analysera vilka uppgifter i genomförandeförordningen som vi har verklig nytta av i Sverige.

En tydlig nytta

Vi ser inte att det är tillräckligt att enbart samla in uppgifter för statistiska ändamål. Regeringen bör analysera vilka uppgifter i genomförandeförordningen som vi har verklig nytta av i Sverige, det vill säga uppgifter som kan bidra till att förbättra upphandlingen. Vi tycker det är viktigt att identifiera nyttan med varje uppgift innan den görs obligatorisk. För att en uppgift ska anses nyttig bör det alltså gå att peka på hur den ska användas, exempelvis som beslutsunderlag. Nyttoaspekten är även viktig då den sannolikt kommer att öka upphandlande myndigheters motivation att ta fram och lämna uppgifter i annonserna.

Nyttans proportion till arbetsinsatsen

Det måste också finnas en balans mellan hur stor arbetsinsats som krävs av upphandlande myndigheter i förhållande till den nytta som uppgifterna kan ge. Ju fler uppgifter som görs obligatoriska i annonsformulären, desto större arbetsbörda läggs på de upphandlande myndigheterna. Då uppgifter som är valbara i genomförandeförordningen vanligtvis redan återfinns i upphandlingsdokumenten, kan man ställa sig frågan om det blir överflödigt att även inkludera dem i annonsen.

Annonsernas funktion är framför allt att vara leverantörens första kontakt med upphandlingen. De ska ge leverantören tillräcklig information för att avgöra om upphandlingen är intressant nog att utforska vidare genom att läsa övriga upphandlingsdokument. Annonser ska med andra ord inte ge leverantören alla omständigheter kring upphandlingen. Det kan därmed ifrågasättas hur många uppgifter som är nödvändiga att inkludera i annonserna.

Sveriges genomförande av eForms

I början av sommaren 2020 fick SKL Kommentus, tillsammans med en begränsad skara aktörer, en inbjudan från Finansdepartementet att lämna synpunkter på Sveriges genomförande av de nya standardformulären. I yttrandet lyfte vi bland annat ovanstående frågor och vi ser flera nya möjligheter med eForms, men för att nå dit krävs en djupare analys och en bredare förankring bland berörda aktörer. Ni som vill ta del av vårt remissvar hittar det till höger om artikeln.

Skribenter: Philip Johansson och Lotta Olsson, SKL Kommentus