11 september 2020 Upphandling | Hållbarhet

Tuffa hållbarhetskrav i transportsektorn nominerades till miljöpris

Stephanie Konac och Cassandra Schön arbetar som affärsrådgivare med fokus på upphandling och inköp på AffärsConcept. Sedan början av 2019 har de varit affärsrådgivare åt Region Stockholms transportbolag, MediCarrier, och lett deras upphandlingar av transporttjänster. MediCarriers främsta uppgift är att distribuera miljöanpassade sjukvårds- och förbrukningsartiklar samt tillhandahålla transporttjänster för Region Stockholms enheter och entreprenörer.

– Eftersom transporter är en central del av MediCarriers verksamhet blir också miljö och hållbarhet betydelsefulla frågor, förklarar Magnus Hugne, transportchef på MediCarrier. Vårt viktigaste mål i det hänseendet är att minska energianvändningen och öka andelen förnyelsebara drivmedel för transporterna. Hållbara transporter är även väsentligt för att nå de klimatmål som Region Stockholm satt upp. Det var det som var utgångspunkten i upphandlingarna.

Krav som bidrar till att uppfylla regionens övergripande klimatmål

Det var alltså angeläget att ta fram vassa hållbarhetskrav som på ett effektivt sätt bidrog till att uppfylla Region Stockholms övergripande klimatmål. Ett område som snabbt identifierades som möjligt att påverka, var fordonens drivmedel.

– Efter att ha diskuterat fram och tillbaka tillsammans med MediCarrier kom vi fram till ett krav med viktningen att minst 60 % av de upphandlade fordonen skulle drivas av el eller biogas, berättar Cassandra Schön.

Innan de kunde landa i den siffran behövde de göra ordentlig research och en genomgående analys av fordonsmarknaden där det fanns mycket att ta hänsyn till.

– Även om kraven på drivmedel var viktiga utifrån miljösynpunkt, måste de vägas mot marknadens tillgång på fordon som även uppfyller de övriga fordonskraven, förklarar Stephanie. Dessutom var vi tvungna att säkerställa att det också fanns praktiska möjligheter att nyttja biodrivmedel eller el - att det till exempel fanns tillräckligt med laddningsstationer. Risken fanns annars att vi agerade konkurrenshämmande.

Både ris och ros från leverantörerna

Under hela upphandlingsprocessen hade affärsrådgivarna ett nära samarbete med MediCarrier för att hitta en kravnivå som hade så låg miljöpåverkan som möjligt, samtidigt som den kunde mötas av tillräckligt många leverantörer.

Under annonseringstiden inkom synpunkter från leverantörer som ansåg att kraven på drivmedel var svåra att uppfylla, framförallt ihop med upphandlingens andra fordonskrav som gällde till exempel lastutrymme, växellåda och temperatur.

– Det var stundtals utmanande att hantera, men dialogen vi hade med leverantörerna ledde i slutänden till en rimlig avvägning i besluten som togs, berättar Stephanie.

Annonseringen resulterade i fem anbud vilket innebar att konkurrensen i upphandlingen var tillräcklig för att gå vidare.

– Även om vissa leverantörer var kritiska, finns det andra inom transportbranschen som har profilerat sig inom miljö- och hållbarhetsområdet och har ett stort fokus på det. De var positiva till hur kraven i upphandlingen var utformade och flera av dem som ligger i framkant på området valde också i slutänden att lämna anbud, säger Cassandra.

Magnus Hugne, MediCarrier, Cassandra Schön och Stephanie Konac, AffärsConcept.

”En viktig lärdom vi fått i det här uppdraget är att stå på oss i hållbarhets- och miljöfrågorna”

Både Stephanie och Cassandra tycker att det har varit utvecklande att tillsammans med MediCarrier driva upphandlingar som bidrar till att minska transportsektorns miljöpåverkan. De vill uppmana andra upphandlare att också våga ställa höga krav på miljö och hållbarhet.

– Det är en grundläggande del i arbetet med att påverka branschen åt rätt håll. En viktig lärdom som vi fått i det här uppdraget är att stå på oss i hållbarhets- och miljöfrågorna, säger Cassandra. Så länge man har gjort ett grundligt förarbete och landat i slutsatsen att kraven är både möjliga att uppfylla och proportionerliga i relation till upphandlingsföremålet, så ska man inte ge vika.

Magnus Hugne berättar att han och MediCarrier upplever att fordonsmarknaden för närtransporter med lättare fordon har siktet inställt på eldrift och även till viss mån biogas.

– Vår verksamhet lämpar sig väl för elfordon då den i huvudsak bedrivs i storstadsmiljöer. Det främsta hindret så här långt har varit räckvidden på fordonen men vi ser en mycket snabb utveckling hos fordonstillverkarna att utöka batteriernas kapacitet. Många aktörer börjar se det som en konkurrensfördel att erbjuda miljövänliga transporter och i det arbetet har MediCarrier som en del av Region Stockholm en viktig roll att fortsätta påverka branschen i rätt riktning.

Ett gott samarbete mellan beställaren och affärsrådgivarna

Det täta samarbetet mellan MediCarrier och AffärsConcept var en högst bidragande faktor till det goda resultatet på upphandlingarna.

– AffärsConcept har gett precis det stöd vi behöver för att omsätta våra verksamhetsbehov och krav till avtal som både beställare och leverantörer kan känna sig trygga med, berättar Magnus. Vi har investerat mycket tid och arbete men då också skapat en avtalsgrund som kommer vara till stor hjälp under kommande avtalsperioder.

– Vi har verkligen uppskattat att arbeta med en beställargrupp som är så engagerad som MediCarrier har varit, säger Stephanie. Vårt nära samarbete har gjort att vi har fått en djupare förståelse för MediCarriers verksamhet och samtidigt kunnat guida dem genom upphandlingslagstiftningen. Det har varit avgörande för att hitta krav som både ger önskad effekt, följer lagstiftningen och inte är onödigt konkurrenshämmande.

Hur känns det att upphandlingarna blivit nominerade till Region Stockholms miljöpris?

– Väldigt kul! MediCarrier är en beställare som vågar utmana transportsektorn vilket gör det spännande att få vara med och kravställa samt följa utvecklingen inom just det här området, avslutar Stephanie.