Frågor och svar vid avtalslöshet Dryckesautomater

Här har vi lagt upp några av de frågor som inkommit gällande övergången mellan ramavtalen Dryckesautomer 2013 och Dryckesautomater 2017.

Vanliga frågor

Hur stor risk är det att inget nytt ramavtal finns klart att använda i oktober?

Vi beräknar att vi har ett ramavtal på plats att avropa från i februari 2019, förutsatt att upphandlingen inte blir överprövad. Det kommer alltså att finnas en period av avtalslöst tillstånd åtminstone mellan november och februari.

Hur lång tid stoppas upphandlingen vid en överprövning?

Förvaltningsdomstolarnas handläggning av SKIs upphandlingsmål ha de senaste två åren varierat mellan två och elva månader. Den genomsnittliga handläggningstiden för våra mål under 2018 är ca sex månader.

Vad beror förseningen på?

På grund av resursbrist påbörjades upphandlingen Dryckesautomater 2017 sent och trots att vi har försökt arbeta in den förlorade tiden har det varit viktigt för oss att tillvarata upphandlande myndigheters behov och leverantörernas input till upphandlingsunderlaget. Detta har lett till att upphandlingen ändå tagit längre tid än beräknat.

Hur vet jag när det nya ramavtalet är klart?

För att få information om nya händelser, se till att du prenumererar på vårt nyhetsbrev Avtalsnytt. Gå även in med jämna mellanrum och läs informationen på upphandlingssidan för Dryckesautomater 2017 på vår webbplats.

Vi har behov av dryckesautomater under 2019, när ramavtalet har löpt ut, hur gör vi?

Om behov av dryckesautomater finns för hösten 2018/våren 2019 rekommenderar vi att ni i första hand ser över möjligheterna att förlänga befintliga avropsavtal och att ni i andra hand gör ett avrop innan ramavtalen Dryckesautomater 2013 upphör - där ni i en leveranstidsplan beskriver behovet för våren.

Om behov av leverans finns för hösten/vintern 2019 rekommenderar vi att ni inväntar nya ramavtalet Dryckesautomater 2017. Om avtalstecknandet blir försenat ytterligare kan ni överväga eventuell egen upphandling för specifikt behov. Övriga behov kan senare avropas på nya ramavtalet.
Se frågan nedan och den särskilda avropsvägledningen vi tagit fram för fler detaljer.

Hur går ett avrop till om vi behöver leveranser efter att ramavtalet löpt ut?

Genom avrop med leveranser inom 1 år. Behovet kan delas in i två delar – en fast del och en optionsdel.

Den fasta delen bör överskrida ett ekonomiskt värde av 60% av behovet. Här beskrivs vilka tjänster man behöver och när. Man förbinder sig att köpa denna del.

Optionsdelen bör understiga ett ekonomiskt värde av 40% av behovet. Här beskrivs vilka produkter och tjänster man behöver och när. Man förbinder sig inte att köpa denna del - det är valfritt att nyttja optionen.

En option som anger att ni har rätt att köpa en viss vara till ett visst pris måste uppfylla vissa krav: den bör klart, exakt och entydigt beskriva under vilka förutsättningar den kan tillämpas och anger omfattningen och arten av ändringarna som kan komma att göras.

Får jag ha dialog med leverantörerna inför avropet?

Ja, vår uppfattning är att möjligheterna till dialog är goda. Det kan vara värdefullt att berätta om behovet och lyssna på deras råd inför avropet.

För mer information om möjligheterna och begränsningarna gällande dialog, se vår rapport "Dialogens yttre gränser":

https://www.sklkommentus.se/globalassets/kommentus/bilder/dialogens-yttre-granser.pdf(PDF-dokument-dokument, 529 kB, nytt fönster)

Hur ska jag veta vilket behov vi har?

Genom att kontakta era olika förvaltningar eller avdelningar som brukar köpa in dryckesautomater. Kanske finns behov som ni inte känner till.

Använd dessa kanaler för att hitta grupper eller personer som kan vara behjälpliga i arbetet med att ta fram vilket behov som finns.

Hur ska jag beräkna värdet på vårt behov?

Ekonomiavdelningar kan vara behjälpliga med att ta fram hur mycket som tidigare köpts av ramavtalsleverantörerna. På så sätt kan ni göra en bedömning framöver.

Om mitt behov av dryckesautomater förändras efter att kontrakt är tecknat, hur ska jag göra?

Det beror på vilka optioner ni har genom de avrop ni gjort innan ramavtalet Dryckesautomater 2013. Det är alltså viktigt att försöka ta reda på om behovet är statiskt eller kommer att förändras över tid redan innan avropet.

När nya ramavtalet Dryckesautomater 2017 är tilldelat (helt eller delvis) och ni är avropsberättigade, kan ni anmäla avrop på det avtalet istället.

Vad innebär begreppen ”Kontrakt” och ”Ramavtal”?

Kontrakt är ett avtal som innebär att man kravställt vilka produkter och tjänster som ska omfattas samt att en leveransplan är någorlunda fastställd. Kunden/beställaren ska åta sig att köpa vissa produkter mot en viss ersättning.

Ramavtal är ett avtal där man inte åtagit sig att köpa vissa produkter mot viss ersättning. Det kan exempelvis innebära att man inte kan ange exakta volymer och leveranstider.

Om vi följer SKI:s rekommendationer, kan avrop överprövas?

Ja. Varje kund ansvarar för sitt eget avrop och bedömningar, precis som leverantörerna har möjlighet att göra egna tolkningar och bedömningar utifrån de avrop på ramavtalet som annonserats. Våra rekommendationer speglar vår tolkning av gällande rätt.

Vilket stöd kan jag få av SKI under övergången från Dryckesautomater 2013 till Dryckesautomater 2017?

Se den särskilda vägledningen vi tagit fram som kompletterar de ursprungliga Vägledningarna för avrop på Dryckesautomater 2013.

Vänd dig till SKI kundsupport för frågor via ski-kundsupport@sklkommentus.se eller 08-525 029 96.