Vanliga frågor och svar för våra försenade upphandlingar

Nedan har vi samlat de vanligaste och viktigaste frågorna som rör våra försenade upphandlingar. Sammanställningen kommer att uppdateras löpande.

Vanliga frågor

Kommer de nya tidsplanerna att hålla?

Vi har arbetat för att vara realistiska i beräkningen av våra nya tidsplaner och försökt ta höjd för oförutsedda händelser. Därför är vår förhoppning och ambition att tiderna ska hållas. Skulle något trots det förändras kommer vi att informera på webben och via avtalsnytt.

Hur lång tid stoppas en upphandling vid överprövning?

Förvaltningsdomstolarnas handläggning av SKIs upphandlingsmål har de senaste två åren varierat mellan två och elva månader. Den genomsnittliga handläggningstiden för våra mål under 2018 är cirka sex månader.

Hur bedömer vi om vår direktupphandling är tillåten?

Direktupphandlingsgränsen uppgår 2018 enligt LOU till 586 907 SEK. Alla upphandlande myndigheter har dock egna riktlinjer för direktupphandling. Vi rekommenderar därför att du i första hand tar hjälp av någon ansvarig upphandlare som vet vad som gäller för just er.

Hur ska vi resonera när vi beslutar om kontraktslängd på kontrakt som löper efter ramavtalets slut?

När du ska besluta om längden på ett kontrakt med en leverantör som löper efter att ramavtalet har upphört bör du utgå från följande frågor:

  1. Hur viktig är produkten/tjänsten för verksamheten? Om den är av kritisk karaktär och ni inte klarar er utan löpande leveranser kan det vara säkrast att teckna ett kontrakt med goda marginaler, även om det innebär att ett ramavtal hinner komma på plats under tiden det löper. Är det mindre kritiska produkter/tjänster är det kanske istället bättre att teckna ett kortare kontrakt för att sedan kunna använda ramavtalet. Kontrollera också hur långa kontrakt som är tillåtna enligt ramavtalet.
  2. Hur väl har samarbetet fungerat med den nuvarande leverantören? Är ni nöjda med leveranserna hittills är det starkare skäl att förlänga kontraktet utanför ramavtalet än om ni inte är det.
  3. Vad förväntar ni er av nästa ramavtal? Kanske kommer det nya ramavtalet omfatta ett bredare urval av produkter/tjänster eller innehålla andra förbättringar jämfört med det gamla. Om er verksamhet tål ett visst leveransuppehåll kan det finnas en fördel med att invänta ramavtalet för att inte binda upp er onödigt länge på ett gammalt, och eventuellt mindre förmånligt avtal.

Vi hinner inte sammanställa vårt samlade behov och avropa innan ramavtalet löper ut, hur ska vi agera?

Om tiden är knapp och ni inte hinner göra en helhetsbedömning av kommande behov är det bästa ni kan göra att avropa allt som ni i nuläget vet att ni kommer behöva. Då har ni i alla fall täckt in en del av behovet och kan kanske klara er med direktupphandling i mellanperioden.

Om era befintliga avropsavtal har löpt så länge som de kan eller om det av annan anledning saknas möjlighet att förlänga befintligt avropsavtal rekommenderar vi att ni planerar och utformar ett nytt avrop så att

  1. Kontrakt med ramavtalsleverantör tilldelas (vid förnyad konkurrensutsättning) eller tecknas (avrop genom rangordning) senast den dag befintligt ramavtal löper ut.
  2. Kontraktet innebär att ni förbinder er att köpa de varor och tjänster som i förväg har presenterats i en avropsförfrågan till ramavtalsleverantör/-er inom aktuella tjänsteområden i ramavtalen. Det ekonomiska värdet av denna del bör vara minst 60 %* av det totala behovet.
  1. Tillkommande behov, i begränsad volym, som inte kan förutses i detalj omfattas av kontraktet genom att ha en option. Det ekonomiska värdet av denna del bör vara max 40 % av totala behovet.

*Om det bindande åtagandet utgör mindre än 60 % av det beräknade högsta värdet för kontraktet rekommenderar vi att ni överväger att antingen minska optionerna (och därmed det beräknade högsta värdet) vid avropet, eller genomföra ett särskilt avrop för de viktigaste produkterna.