Så samarbetar vi med leverantörerna

För att höja kvaliteten på våra upphandlingar och ramavtal för vi löpande dialog med befintliga och potentiella leverantörer. Vi är intresserade av leverantörernas kunskaper och synpunkter. Nedan beskrivs hur vi jobbar med bransch- och leverantörssamverkan.

Kedja Samarbete

Dialog och samverkan med leverantörerna leder till mer pricksäkra avtal som möter kundernas behov.

Vår utgångspunkt – samverkan är en förutsättning för att lyckas

För att lyckas leverera bra avtal till våra kunder måste vi förstå de branscher som vi verkar inom. För att förstå branscherna genomför vi konstruktiva dialoger med leverantörer och branschorganisationer.

Vi är noga med att följa likabehandlingsprincipen och att inte ge företag otillbörliga konkurrensfördelar. Vi har låtit ta fram en skrift om tolkning av likabehandlingsprincipen vid dialog. Skriften heter ”Dialogens yttre gränser” och finns att läsa här.

Våra typer av dialoger vid upphandling

Olika upphandlingar och situationer kräver olika typer av dialoger för att få och dela kunskap. Vi använder oss därför av olika dialogmetoder i samband med våra upphandlingar. De vanligaste är enskilda möten, gruppmöten, workshops, hearings, skriftliga frågor och extern remiss av preliminära upphandlingsunderlag. Vi skräddarsyr dialogen i varje enskild upphandling utifrån tre parametrar:

  1. Behovsanalys: har vi god erfarenhet av upphandlingsföremålet eller är det något nytt?
  2. Marknadsanalys: hur fungerar branschen och konkurrensen inom området? Hur tillgodogör vi oss kunskap inom den specifika branschen? Finns det en branschorganisation vi kan samråda med? Är det lämpligt att samla företag i samma rum i denna bransch?
  3. Beställarkompetens: hur ser vår egen kompetens ut? Desto mer kunskap och kompetens vi har inom ett område, desto mindre behov av dialog har vi. Om kunskap och kompetens behövs inhämtar vi den genom marknadsdialoger.

Vad tycker företagen om upphandlingen?

Extern remiss som huvudregel
När vi är nöjda med vårt upphandlingsunderlag ger vi potentiella anbudslämnare möjlighet att tycka till om upphandlingsunderlaget, så kallad extern remiss. Vi använder extern remiss som huvudregel. I den externa remissen efterfrågas leverantörers synpunkter på våra preliminära upphandlingsunderlag. Återkopplingen ger möjlighet till korrigeringar innan det färdiga förfrågningsunderlaget annonseras och företagen påbörjar sitt anbudsarbete. Vi är mycket tacksamma för synpunkter som kommer in från företagen.

NAGI (Nöjd anbudsgivarindex)
I samband med varje upphandling skickar vi ut en frågeenkät som vi kallar NAGI (Nöjd anbudsgivarindex) till alla företag som tittat på upphandlingsunderlaget, även till dem som valt att inte lämna anbud. Syftet med enkäten är att låta företagen komma till tals, fånga deras perspektiv och mäta hur nöjda de är. Genom svaren får vi underlag som gör att vi kan bedriva ett leverantörsdrivet utvecklingsarbete som förbättrar vår upphandlingsverksamhet. Länk till mer information om NAGI finns här.

Dialoger med våra leverantörer under pågående avtalstid

När en upphandling är avslutad och vinnare har utsetts startar avtalsförvaltningen, som i regel inleds med ett kontraktsmöte.

Kontraktsmöte

De företag som vunnit våra upphandlingar bjuds som huvudregel in till ett kontraktsmöte. Där får företagen information om SKI och vårt arbetssätt, samt hur vi kan samarbeta för att leverera nytta till kommuner, regioner, och deras bolag under avtalstiden.

Avstämningar, uppföljningar och revisioner

SKI har kontinuerliga avstämningar med leverantörer, och en leverantör är varmt välkommen att kontakta avtalsansvarige eller kategoriansvarige som är den naturliga samtalsparten hos oss.

Under ramavtalets löptid sker flera avtalsuppföljningar med avtalsleverantörerna. Vid mötena går deltagarna igenom ramavtalets villkor, praktiska tillämpning samt ger förslag på eventuella förtydliganden och förändringar i avropsstödet. Avtalsuppföljningarna äger rum 6 och 18 månader efter avtalsstart. Därefter var 12:e månad.

SKI genomför också revisioner, där vi följer upp att krav och villkor i avtalen efterlevs. Detta är viktigt, inte minst ur ett konkurrensperspektiv.

Nöjd leverantörsindex (NLI)

Varje år följer vi upp via en enkät hur våra leverantörer tycker att samarbetet med oss fungerar. Vi arbetar aktivt med återkoppling och förbättringar utifrån de svar vi får.

Där leverantörerna finns, finns vi

Förutom ovanstående initierar vi proaktiva framtidsdiskussioner och vi nätverkar dessutom ständigt med ramavtalsleverantörer och möjliga anbudsgivare. Branschträffar, seminarier, mässor och våra egna aktiviteter som kategoridagar för kunder fungerar som naturliga mötesplatser.

Vill du komma i kontakt med oss?

Om ditt företag är intresserade av att komma i kontakt med oss så är ni varmt välkomna att höra av er.

Kommentarer (0)

Skriv en kommentar