Avtalsuppföljning för en sund affär

Den som jobbar med avtalsuppföljning har mycket att vinna. Det säkerställer att du faktiskt får det du upphandlat vilket ger samhällsvinster med bra leverans och bra avtal. Behöver du hjälp finns vi här för att hjälpa dig med olika delar inom avtalsuppföljning.

Får du det du upphandlat?

Stämmer leverantörens pris och kvalitet med det du efterfrågat? Finns den kompetens som angivits, och har leverantörerna faktiskt levererat?

Att göra en upphandling är kostsamt och resurskrävande och därför är det viktigt att resultatet överensstämmer med det du beställt.

Att göra stickprov eller följa upp avtal i sin helhet ger insikt i hur väl upphandlingen har fallit ut, och om det blivit en bra affär. I vissa fall kan det gå så långt att du behöver agera för att oseriösa leverantörer inte ska få fortsatt förtroende.

Avtalsuppföljning bör innehålla fortlöpande uppföljning av viktiga krav och avtalsvillkor. Vilka krav som ska följas upp måste beslutas utifrån vilken vara leverantören ska leverera eller vilken tjänst som ska utföras.

Det underlättar att exempelvis redan i upphandlingsdokumenten ange tydliga krav på leverans och rutin, när vite ska utgå eller när ett avtal kan sägas upp. Du sparar helt enkelt tid med ett bra förarbete.

Hinner ni följa upp?

Ofta finns kunskapen men inte alltid tiden till att följa upp i den omfattning som behövs. Oavsett orsak kan vi hjälpa till. Kanske behöver du och dina kollegor komma igång med arbetet kring avtalsuppföljning genom att bygga en strategi. Behöver ni fokusera på verksamhetskritiska frågor eller politiska och aktuella samhällsfrågor, eller är det ekonomin som styr? Vi hjälper er att hitta en struktur som på sikt med egna resurser möjliggör er fortsatta förvaltning och uppföljning.

Vi hjälper dig med din avtalsuppföljning

Du kan få hjälp i flera olika delar för att följa upp ett avtal på bästa sätt, exempelvis:

  • gruppering av befintliga avtal och framtagande av strategisk uppföljningsplan
  • intern avtalsförvaltning, såsom upprättande av avropsmallar och checklistor,
  • internutbildning om avtalet, beställningsrutiner med mera
  • leverantörsuppföljning, om leverantören sköter sig enligt avtalet, gällande exempelvis volym, kvalitet och pris
  • konflikthantering mellan avtalsparter
  • förlängning av avtal, justering av avtalsvillkor inom gällande regelverk, indexregleringar.

Metoden för uppföljning anpassar vi till aktuellt avtal och uppdrag, kombinerat med er målbild för inköpsverksamheten.