SKL Kommentus - behandling av personuppgifter

När du kontaktar SKL Kommentus, blir kontaktad av SKL Kommentus eller på annat sätt kommunicerar med SKL Kommentus kommer dina personuppgifter att behandlas enligt nedan.

Dina personuppgifter hämtas från dig själv, din arbetsgivare eller uppdragsgivare, från övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen eller från allmänt tillgängliga informationskällor, t.ex. företag som tillhandahåller kontaktlistor eller uppgifter hämtade från Internet.

När och varför behandlar vi dina personuppgifter?

Vi behandlar dina personuppgifter för följande ändamål:

1. Kategori av registrerad: Anställd hos kund

Administration av avtalsförhållande

För att kunna hantera avtalsförhållandet med våra företagskunder behandlar SKL Kommentus personuppgifter, i din egenskap av kontaktperson, för att t.ex. kunna administrera betalningar eller fakturor, hantera upphandlingsprocessen, hantera tillgången till "mina sidor" i kundportalen, samt kommunicera med din organisation inom ramen för avtalsförhållandet. Behandlingen är nödvändig för att SKL Kommentus ska kunna upprätthålla ett avtalsförhållande med din organisation.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Din kommunikation
  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Kundnummer
  • Uppgifter som framgår av upphandlingsunderlag

Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna administrera de avtalsförhållanden SKL Kommentus har med sina företagskunder.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden då SKL Kommentus har ett existerande avtalsförhållande med den organisation du företräder.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt be­rättigade intresse av att kunna marknadsföra våra tjänster och bjuda in dig till olika events och utbildningar.

Bevarandetid: När du inte själv har anmält att du vill ha utskick från SKL Kommentus behandlar vi dina personuppgifter för detta ändamål i ett (1) år från insamlingstidpunkten. I annat fall behandlar vi dina personuppgifter för detta ändamål till dess att du inte längre vill ta del av e-postutskicken. Om din arbetsgivare har en pågående avtalsrelation med oss kommer dina personuppgifter att behandlas för detta ändamål under avtalstiden, om du eller din arbetsgivare inte har anmält att du inte längre är kontaktperson hos dina arbetsgivare.

Du har även alltid möjlighet att tacka nej till fortsatt marknadsföring, i vilket fall SKL Kommentus kommer upphöra med marknadsföringen.

2. Kategori av registrerad: Kontaktperson hos leverantörer och samarbetspartners

Utställande, betalning och annan administration av fakturor

Dina personuppgifter behandlas för att SKL Kommentus ska kunna administrera fakturor, t.ex. för att ställa ut, betala och administrera hanteringen av fakturor avseende t.ex. leverantörer och samarbetspartners. Personuppgifterna behandlas om de förekommer i fakturaunderlaget, t.ex. om du är kontaktperson.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt be­rättigade intresse av att kunna hantera, ställa ut samt betala fakturor inom ramen för vår verksamhet.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta ändamål i samband med att fakturan ställs ut eller tas emot av oss. Dina personuppgifter kommer dock att bevaras under en längre period för andra ändamål (t.ex. hantera rättsliga krav), se mer nedan.

3. Kategori av registrerad: Alla kategorier av registrerade som anges ovan samt övriga registrerade, t.ex. besökare av vår webbplats

Administration av förfrågningar avseende dataskydd

Vi behandlar dina personuppgifter när du inkommer med frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter, inklusive utövande av dina rättigheter. Behandlingen utförs i syfte att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Din kommunikation
  • Namn, inklusive personnummer
  • Kontaktuppgifter
  • Övriga uppgifter som t.ex. kan ingå i ett svar avseende begäran om tillgång

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att SKL Kommentus ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta syfte under den tid förfrågan hanteras och för en tid om fem (5) år därefter.

Genomföra enkätundersökningar

Vi genomför regelbundet enkätundersökningar för att få information om hur du upple­verer SKL Kommentus. Vi behandlar dina personuppgifter för att skicka ut enkätundersökningen och för att sammanställa svaren i en rapport. Det är alltid frivilligt att delta i en enkätundersökning.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund
  • Din kommunikation
  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra enkätundersökningar.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid undersökningen genomförs och för en tid om tolv (12) månader därefter för att sammanställa svaren i en rapport samt kontakta dig för att följa upp svaren. Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare.

Utskick av nyhetsbrev

Vi behandlar dina personuppgifter för att hantera och skicka ut vårt nyhetsbrev med information rörande våra tjänster och branschnyheter till dig.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund
  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att lämna inform­ation om oss och branschen.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte så länge som du prenumererar på vårt nyhetsbrev.

Genomförande av utbildningar och events (t.ex. mässor och tävlingar)

SKL Kommentus behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra de utbildningar och event som du har anmält dig till.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund
  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna hantera anmälningar till utbildningar och andra events för att kunna marknadsföra SKL Kommentus tjänster.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden SKL Kommentus genomför utbildningen eller eventet och för en tid om en (1) månad därefter.

Följa upp och utvärdera verksamheten

Vi behandlar dina personuppgifter för att följa upp och utvärdera vår verksamhet, t.ex. för att ta fram statistik och rapporter över vår verksamhet avseende t.ex. statistik rörande hur snabbt vi hanterar förfrågningar eller hur vi tillhandhåller våra tjänster.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Namn
  • Din kommunikation
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera verksamheten.

Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare.

Hantera och bemöta rättsliga anspråk

Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga anspråk, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Din kommunikation
  • Namn, inklusive personnummer (om enskild firma)
  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter
  • Övriga uppgifter som är nödvändiga för ändamålet

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande och försvara rättsliga anspråk.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte, normalt till dess att tvisten är avslutad eller kravet blivit preskriberat.

Uppfylla rättsliga förpliktelser

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga förpliktelser, t.ex. bokförings- och re­dovisningskrav och skyldigheter enligt data­skyddslagstiftningen.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nöd­vändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldig­het.

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rätts­liga förpliktelser.

Behandlingen av personnummer är nödvändig med hänsyn till ändamålet med behandlingen.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rätts­lig förpliktelse.

Hantera och skydda IT-system och tjänster

För att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopie­ring, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, be­handlar vi, om det är nödvändigt, dina personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter Laglig grund

Samtliga uppgifter som anges häri.

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter. Personuppgifter i loggar bevaras för felsök­ning och incidenthante­ring under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logg­hän­delsen.

Mottagare som vi delar dina personuppgifter med

När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare. Mottagaren är självständigt personupp­giftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om vi inte har angivit något annat.

Vi delar dina personuppgifter med:

Övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen

Vi delar dina personuppgifter med övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen för att dessa ska kunna använda dina personuppgifter för att t.ex. marknadsföra sina tjänster. Uppgifterna sparas i system som administreras av SKL Kommentus, vilket innebär att SKL Kommentus även agerar som personuppgiftsbiträde i förhållande till övriga koncernbolag.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund för överföringen

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra samtliga tjänster som tillhandahålls av SKL Kommentus-koncernen.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till oss (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla dina personuppgifter för dessa syften enligt våra instruktioner och inte för några egna ändamål. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna utför på vårt uppdrag.

Övriga mottagare

I vissa fall kan vi, om det är nödvändigt, dela dina personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och be­möta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, dom­stol, poli­sen och po­tentiella kö­pare eller säl­jare av företaget.

Mottagare

Syfte

Laglig grund för överfö­ringen

Myndigheter

Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga en­ligt lag att göra det.

Rättslig förpliktelse: Behand­lingen är nödvändig för att upp­fylla rättsliga för­pliktelser.

Externa rådgivare

Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisions­byråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga en­ligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Rättslig förpliktelse och berät­tigat intresse: Behandlingen är nöd­vändig för att uppfylla rätts­liga förpliktelser alterna­tivt till­godose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rätts­liga krav.

Domstol, motparter etc.

För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi över­föra uppgifter till andra par­ter.

Berättigat intresse: Behand­lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Rättsvårdande myndig­heter, t.ex. Polisen

Vi kan dela personuppgifter med rätts­vårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Rättslig förpliktelse: Behand­lingen är nöd­vändig för att upp­fylla våra rättsliga förpliktelser.

Potentiella köpare och säl­jare

Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksam­heten eller vid en samman­slagning.

Berättigat intresse: Behand­lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslag­ningen.

Närmare information om kategorier av personuppgifter

Se tabellen nedan för närmare information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.

Kategori

Exempel på uppgifter

Din kommunikation

Innehåll i din kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden, eller lämnande svar

Kontaktuppgifter

Adress (även tidigare och tillfällig adress), telefonnummer, e-postadress