AffärsConcept

När du kontaktar AffärsConcept, blir kontaktad av AffärsConcept eller på annat sätt kommunicerar med AffärsConcept, t.ex. i samband med att du eller din organisation beställer tjänster från AffärsConcept, kommer dina personuppgifter att behandlas i enlighet med nedan.

Dina personuppgifter hämtas från dig själv, din arbetsgivare eller uppdragsgivare, från övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen eller från allmänt tillgängliga informationskällor, t.ex. företag som tillhandahåller kontaktlistor eller uppgifter hämtade från Internet.

När och varför behandlar vi dina personuppgifter?

1. Kategori av registrerad: Anställd hos kunder

Administration av avtalsförhållande

För att kunna hantera avtalsförhållandet med våra företagskunder behandlar AffärsConcept personuppgifter, i din egenskap av kontaktperson, för att t.ex. kunna administrera betalningar eller fakturor, hantera upphandlingsprocessen, samt kommunicera med din organisation inom ramen för avtalsförhållandet. Behandlingen är nödvändig för att AffärsConcept ska kunna upprätthålla ett avtalsförhållande med din organisation.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Din kommunikation
  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Kundnummer
  • Uppgifter som framgår av upphandlingsunderlag

Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna administrera de avtalsförhållanden AffärsConcept har med sina företagskunder.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden då AffärsConcept har ett existerande avtalsförhållande med den organisation du företräder.

2. Kategori av registrerad: Anställd hos anbudsgivare

Kontroll av anbudsuppgifter

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna kontrollera uppgifter som har uppgivits i anbud som har lämnats i upphandlingar som genomförs av AffärsConcept. Kontrollen består bland annat i att kontrollera bolagsuppgifter samt CV som har lämnats i samband med att ett anbud har lämnats. De uppgifter vi behandlar samlas in från din arbetsgivare när denna lämnar anbud i en upphandling genomförd av AffärsConcept för AffärsConcepts kunders räkning.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn, inklusive personnummer
  • Kontaktuppgifter
  • Uppgifter som förekommer i CV, t.ex. tidigare erfarenheter, utbildningar och certifikat.

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att AffärsConcept ska kunna tillmötesgå sitt berättigade intresse av att säkerställa att de anbudsgivare som lämnat anbud i en upphandling uppfyller de krav som ställts i upphandlingen.

Bevarandetid: Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål endast under den tid då vi utför anbudsutvärdering. Vi kommer dock att behandla personuppgifter i lämnade anbud under en längre tid för att kunna fullgöra andra ändamål, t.ex. för att administrera upphandlingsförfarandet.

3. Kategori av registrerad: Kontaktperson hos leverantörer och samarbetspartners

Utställande, betalning och annan administration av fakturor

Dina personuppgifter kan behandlas när för att AffärsConcept ska kunna ställa ut, betala och administrera hanteringen av fakturor avseende t.ex. leverantörer och samarbetspartners. Personuppgifterna behandlas när de i förekommande fall förekommer i fakturaunderlaget, t.ex. om du är kontaktperson.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund
  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt be­rättigade intresse av att kunna ställa ut samt betala fakturor inom ramen för vår verksamhet.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål i samband med att fakturan ställs ut eller tas emot av oss. Dina personuppgifter kommer dock att bevaras under en längre period för andra ändamål (t.ex. hantera rättsliga krav), se mer nedan.

4. Kategori av registrerad: Alla registrerade som framgår ovan samt övriga registrerade

Administration av förfrågningar avseende dataskydd

Vi behandlar dina personuppgifter när du inkommer med frågor rörande vår behandling av dina personuppgifter, inklusive utövande av dina rättigheter. Behandlingen utförs i syfte att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Din kommunikation
  • Namn, inklusive personnummer
  • Kontaktuppgifter
  • Övriga uppgifter som t.ex. kan ingå i ett svar avseende begäran om tillgång

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att AffärsConcept ska kunna fullgöra rättsliga förpliktelser enligt tillämpliga dataskyddslagar.

Bevarandetid: Dina personuppgifter behandlas för detta syfte under den tid förfrågan hanteras och för en tid om fem (5) år därefter.

Marknadsföring av AffärsConcepts tjänster

AffärsConcept behandlar dina personuppgifter för att kunna marknadsföra AffärsConcepts tjänster, inklusive inbjudningar till events och utbildningar arrangerade av AffärsConcept. Personuppgifterna samlas in från övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen, från allmänt tillgängliga informationskällor eller från dig själv om du tidigare har haft kontakt med AffärsConcept.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse:Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra våra tjänster till potentiella företagskunder.

Bevarandetid: AffärConcept kommer att bevara dina personuppgifter för detta syfte i ett (1) år från att första kontakt har tagits med dig. Om ditt företag blir kund hos AffärsConcept kommer dina personuppgifter fortsatt att behandlas hos AffärsConcept. Om din arbetsgivare har en pågående avtalsrelation med oss kommer dina personuppgifter att behandlas för detta ändamål under avtalstiden, om du eller din arbetsgivare inte har anmält att du inte längre är kontaktperson hos dina arbetsgivare.

Du har även alltid möjlighet att tacka nej till fortsatt marknadsföring, i vilket fall AffärsConcept kommer upphöra med marknadsföringen.

Utskick av nyhetsbrev

Vi behandlar dina personuppgifter för att kunna skicka nyhetsbrev till dig i den mån du antingen är kontaktperson till en kund till AffärsConcept eller har anmält dig till nyhetbrev via vår webbplats.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna nå ut med nyhetsbrev till våra kunder eller andra intressenter.

Bevarandetid: Vi bevarar dina personuppgifter för detta ändamål så länge som du prenumererar på våra nyhetsbrev. Du kan när som helst avregistrera dig från nyhetsbreven.

Genomförande av enkätundersökningar

AffärsConcept behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra enkätundersökningar, dels löpande under ett pågående avtalsförhållande, dels efter att ett avtalsförhållande har upphört för att utvärdera avtalsförhållandet. Det är alltid frivilligt att delta i en enkätundersökning.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Kundnummer
  • Din kommunikation

Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna genomföra enkätundersökningar för att utreda hur nöjda våra kunder är avseende kvalitet, utbud och samarbete.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta syfte under den tid undersökningen genomförs och för en tid om tre (3) månader därefter för att sammanställa svaren i en rapport. Rapporter på en övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter sparas tillsvidare.

Genomförande av utbildningar och events (t.ex. mässor och tävlingar)

AffärsConcept behandlar dina personuppgifter för att kunna genomföra de utbildningar och event som du har anmält dig till.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen genomförs för att kunna tillmötesgå vårt berättigade intresse av att kunna hantera anmälningar till utbildningar och andra events för att kunna marknadsföra AffärsConcepts tjänster.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för detta ändamål under tiden AffärsConcept genomför utbildningen eller eventet och för en tid om en (1) månad därefter.

Följa upp och utvärdera verksamheten

Vi behandlar dina personuppgifter för att följa upp och utvärdera verksamheten, t.ex. för att kunna ta fram statistik och rapporter för att förbättra hur vi marknadsför våra tjänster, samt genomför upphandlingar för våra kunders räkning.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Namn
  • Kontaktuppgifter
  • Din kommunikation

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att följa upp och utvärdera verksamheten.

Bevarandetid: Rapporter på övergripande nivå som inte innehåller några personuppgifter och statistik sparas tillsvidare eller till dess att de raderas.

Hantera och bemöta rättsliga anspråk

Vi behandlar dina personuppgifter, om det är nödvändigt, för att hantera och bemöta rättsliga anspråk, t.ex. vid en tvist eller en rättsprocess.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

  • Din kommunikation
  • Namn, inklusive personnummer (om enskild firma)
  • Kontaktuppgifter
  • Organisatoriska uppgifter
  • Övriga uppgifter nödvändiga för ändmålet

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under den tid som är nödvändig för detta syfte, normalt till dess att tvisten är avslutad eller kravet blivit preskriberat.

Uppfylla rättsliga förpliktelser

Vi behandlar dina personuppgifter i syfte att uppfylla rättsliga förpliktelser, t.ex. bokförings- och re­dovisningskrav, skyldigheter enligt data­skyddslagstiftningen och uppfylla arkiveringsskyldighet.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Samtliga uppgifter som samlats in och som är nöd­vändiga för att uppfylla respektive rättslig skyldig­het.

Rättslig förpliktelse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna uppfylla våra rätts­liga förpliktelser.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras för den tid som är nödvändig i förhållande till respektive rätts­lig förpliktelser.

Hantera och skydda IT-system och tjänster

För att hantera och skydda våra IT-system och tjänster, t.ex. vid loggning, felsökning, säkerhetskopie­ring, förändrings- och problemhantering i system och i samband med eventuella IT-incidenter, be­handlar vi, om det är nödvändigt, dina personuppgifter.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund

Samtliga uppgifter som anges häri.

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att hantera och skydda våra IT-system och tjänster.

Bevarandetid: Dina personuppgifter bevaras under samma period som anges i förhållande till respektive ovan angivet ändamål med behandlingen av dina personuppgifter ovan. Personuppgifter i loggar bevaras för felsök­ning och incidenthante­ring under en tid om 13 månader räknat från tidpunkten för logg­hän­delsen.

Mottagare som vi delar dina personuppgifter med

När det är nödvändigt delar vi dina personuppgifter med olika mottagare. Mottagaren är självständigt personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter om vi inte har angivit något annat.

Vi delar dina personuppgifter med:

Övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen

Vi delar dina personuppgifter med övriga bolag inom SKL Kommentus-koncernen för att dessa ska kunna använda dina personuppgifter för att t.ex. marknadsföra sina tjänster. Uppgifterna sparas system som administreras av SKL Kommentus (se nedan angående SKL Kommentus roll som personuppgiftsbiträde).

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund för överföringen

  • Namn
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna marknadsföra samtliga tjänster som tillhandahålls av SKL Kommentus-koncernen.

Upphandlande myndigheter och kommuner

I samband med att vi genomför upphandlingar för våra kunders räkning kommer vi att dela personuppgifter med de upphandlande myndigheter vi arbetar med, för att dessa ska kunna administrera sin upphandling, tilldela kontrakt till vinnande anbud och administrera det framtida avtalsförhållandet.

Kategorier av personuppgifter

Laglig grund för överföringen

  • Namn, inklusive personnummer.
  • Kontaktuppgifter

Berättigat intresse. Behandlingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att kunna genomföra upphandlingar för våra kunders räkning.

Tjänsteleverantörer

För att uppfylla ändamålen med behandlingen av dina personuppgifter delar vi personuppgifter med tjänsteleverantörer som vi har anlitat. Dessa tjänsteleverantörer tillhandahåller IT-tjänster till oss (såsom drift, teknisk support och underhåll av IT-systemen). Tjänsteleverantörerna får endast behandla dina personuppgifter för dessa syften enligt våra instruktioner och inte för några egna ändamål. Vi är personuppgiftsansvariga för behandlingen av personuppgifter som tjänsteleverantörerna utför på vårt uppdrag.

SKL Kommentus

AffärsConcept använder IT-system som förvaltas av SKL Kommentus för AffärsConcepts räkning. När SKL Kommentus tillhandahåller IT-system och därmed behandlar personuppgifter för att AffärsConcept ska kunna tillmötesgå de ändamål som anges ovan, behandlar SKL Kommentus personuppgifterna för dessa ändamål i egenskap av personuppgiftsbiträde och behandlar endast personuppgifterna i enlighet med våra instruktioner.

För undvikande av missförstånd delar vi även personuppgifter med SKL Kommentus för att SKL Kommentus ska kunna marknadsföra sina tjänster. För detta ändamål är dock SKL Kommentus självständigt personuppgiftsansvarig.

Övriga mottagare

I vissa fall kan vi, om det är nödvändigt, dela dina personuppgifter med andra mottagare för vissa ändamål (t.ex. för att uppfylla rättsliga skyldigheter eller för att hantera och be­möta rättsliga krav). Exempel på dessa mottagare är externa rådgivare, myndigheter, dom­stol, poli­sen och po­tentiella kö­pare eller säl­jare av företaget.

Mottagare

Syfte

Laglig grund för överfö­ringen

Myndigheter

Vi kan lämna nödvändig information till myndigheter om vi är skyldiga en­ligt lag att göra det.

Rättslig förpliktelse. Behand­lingen är nödvändig för att upp­fylla rättsliga för­pliktelser.

Externa rådgivare

Vi kan lämna nödvändig information till externa rådgivare, t.ex. revisions­byråer, advokatbyråer eller andra juristbyråer om vi är skyldiga en­ligt lag att göra det eller för att hantera eller bemöta rättsliga krav.

Rättslig förpliktelse och berät­tigat intresse. Behandlingen är nöd­vändig för att uppfylla rätts­liga förpliktelser alterna­tivt till­godose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rätts­liga krav.

Domstol, motparter etc.

För att hantera och bemöta rättsliga krav kan vi över­föra uppgifter till andra par­ter.

Berättigat intresse. Behand­lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berätti­gade intresse av att hantera och bemöta rättsliga krav.

Rättsvårdande myndig­heter, t.ex. Polisen

Vi kan dela personuppgifter med rätts­vårdande myndigheter, t.ex. polisen om vi är skyldiga enligt lag att göra det.

Rättslig förpliktelse. Behand­lingen är nöd­vändig för att upp­fylla våra rättsliga förpliktelser.

Potentiella köpare och säl­jare

Vi kan komma att dela information med potentiella köpare och säljare om vi skulle sälja hela eller delar av verksam­heten eller vid en samman­slagning.

Berättigat intresse. Behand­lingen är nödvändig för att tillgodose vårt berättigade intresse av att genomföra avyttringen eller sammanslag­ningen.

Närmare information om kategorier av personuppgifter

Se tabellen nedan för närmare information om vilka kategorier av personuppgifter som vi behandlar.

Kategori

Exempel på uppgifter

Din kommunikation

Innehåll i din kommunikation, t.ex. e-postmeddelanden

Kontaktuppgifter

Adress, telefonnummer, e-postadress