15 december 2020 Upphandling | Ramavtal | Arbetssätt

Framtidens inköpscentral

"Pandemin har tydligt visat att vi behöver ha kunskap om hur vi påverkas av händelser i omvärlden, hur våra försörjningskedjor berörs och vad som händer utanför landets gränser", säger Inköpscentralens affärsområdeschef Olof Molander som berättar om hur uppdrag och fokus förändrats med tiden, inte minst på grund av coronapandemin. Och hur kommer egentligen framtidens inköpscentral att se ut?

(Foto: Unsplash)

På vilket sätt har inköpscentralens roll utvecklats under åren?

-Oj ja det är ganska mycket skulle jag säga. Det finns många påverkansfaktorer som ständigt kräver en anpassning och utveckling från vårt håll. Skillnaden nu är att allt går mycket fortare vilket gör att vår förmåga att anpassa oss måste ske i en allt snabbare takt.

-Faktorer som påverkar våra kunder, exempelvis digitalisering, ekonomi, politik samt kriser som pandemin förstås, gör att både vår roll i samhället, vår kompetens och vår ramavtalsportfölj påverkas. Vi behöver ha örat mot rälsen för att fånga upp signaler och behov från våra kunder och samverka ännu mer med de branscher där vi är aktiva för att kunna möta behoven idag och imorgon.

Vi behöver förstå försörjningskedjan på djupet

-Pandemin har tydligt visat att vi behöver ha kunskap om hur vi påverkas av händelser i omvärlden, hur våra försörjningskedjor berörs och vad som händer utanför landets gränser. För att kunna möta risker så behöver vi förstå försörjningskedjan på djupet, vilka svagheter som finns och vilka konsekvenser ett avbrott kan få hos våra kunder. Här har vi stora möjligheter att påverka ramavtalen och minimera risker, inte minst i ett hållbarhetsperspektiv. De senaste åren har vi arbetat intensivt med tjänster som Hållbarhetskollen och Kemkollen och idag är vi ett namn att räkna med inom hållbarhetsområdet. Kort sammanfattat så går vi från en organisation som genomför upphandlingar till att vi bidrar till kundernas försörjning på en strategisk nivå. Det är både roligt och stimulerande!

Coronapandemin pekade på en svaghet i det svenska systemet

Kan du beskriva på vilket sätt pandemin påverkat verksamheten?

-Coronapandemin och den brist på skyddsmateriel som uppstod, pekade på en svaghet i det svenska högt decentraliserade systemet. Skyddsmateriel handlades både lokalt och globalt på marknader som präglades av oligopol men med pandemin kom en global efterfrågan som överskred både tillgång och produktionskapacitet. Så här behövdes en aktör som skulle kunde samla volym för att nå den globala marknaden samt möta ett splittrat köpbeteende på kommunal nivå. Vi tog på oss rollen att agera grossist eftersom det blev omöjligt för varje kommun att lösa den här typen av inköp på egen hand. Vår styrka i det här uppdraget var att vi kunde samla ihop efterfrågan och få en volym som blev intressant för marknaden. Att Inköpscentralen har fått vara med och bygga upp en beredskapsstruktur och krisorganisation i och med ramavtalet för bristvaror har utvecklat och breddat vår roll i allra högsta grad.

Behovet av samarbete är en annan lärdom som vi fått ta till oss, ingen organisation kan hantera en pandemi ensam.

-Behovet av samarbete är en annan lärdom som vi fått ta till oss, ingen organisation kan hantera en pandemi ensam. Vi har sett ett närmare och mycket bra samarbete internt inom Kommentus, men även med SKR samt regioner och kommuner. Länsstyrelsen och Socialstyrelsen har vi också arbetat med under pandemin.

-Våra kontaktvägar har också förändrats. Kundbesök och mässor har ersatts av webbinarier och onlinemöten vilket har skyndat på den digitala mognaden både för oss och jag tror för en stor del av både offentlig sektor och samhället i stort. Det kommer vi fortsätta ha nytta av!

Osäkerheten i världen ställer högre krav på flexibilitet

Vilka är era största utmaningar?

-Digitaliseringen kommer fortsätta påverka både oss och våra kunder. Förutom att säkerställa att våra kunder har en robust försörjning behöver vi i våra ramavtal och dynamiska inköpssystem erbjuda nyttor som stödjer deras verksamhetsutveckling genom digitalisering. Här är utmaningen för alla parter kompetens – att få tag på, behålla och för många av våra mindre kunder även att ha råd med. Jag ser det som en del i vårt uppdrag som inköpscentral att se till att vi kan via våra erbjudanden tillhandahålla den kompetensen.

-En ständig utmaning är också att nå fram med det vi gör, vi behöver kommunicera nyttan till våra kunder bättre. Det uppstår snabbt nya behov och här behöver vi vara lika snabba på att visualisera de tjänster vi tillhandahåller och de nyttor de kan ge våra kunder.

Osäkerheten i världen är en utmaning för oss alla.

-Det är också svårt att svara på frågan utan att nämna att osäkerheten i världen är en utmaning för oss alla. Men här tror jag att vi skapar så bra förutsättningar som möjligt genom att omvärldsspana, göra framtidsanalyser och ha en flexibilitet som gör att vi snabbt kan ställa om när nya behov eller kriser uppstår, precis som vi upplevt under pandemin.

Rätt kompetens nyckel till framgång

Hur tror du att inköpscentralens roll kommer att se ut om 10 år?

-Jag tror att vi kommer ha en tydligare roll i den nationella försörjningsstrategin som jag hoppas har tagits fram. Exakt vilken roll det blir är svårt att sia om men att vi är där, det är jag övertygad om.

De senaste åren har vi visat både marknad, politik och kunder vad vi kan och vad vi erbjuder – hur vi hanterar barnvaccinprogrammet och nu senast webshopen för bristmaterial är bevis på det. Perspektivet har också blivit större än Sverige och inom beredskapssegmenten ser jag i framtiden ett närmre samarbete i Norden och Europa.

-Kompetens och behovet av rätt kompetens på rätt plats kommer att vara en nyckel till framgång. Vi har varit inne på försörjningskedjan tidigare och jag är övertygad om att det är endast med bemyndigade team och relevant kompentens som vi kommer att klara av att leverera framtidens utmaningar i form av hållbara robusta försörjningskedjor. Vi är inte där riktigt än men vi är en god bit på väg och vi håller god fart. Framtiden ser ljus ut!

Tipsa en vän