Vår arbetsmetodik
SKL Kommentus Inköpscentral (SKI nedan) kommer att ingå ramavtal i eget namn om byggentreprenader, varor eller tjänster avsedda för andra upphandlande myndigheter/enheter.
Nedan följer en redovisning av SKI:s arbetsmetodik då upphandlingar genomförs i eget namn. Syftet med detta är att klargöra för kommuner, landsting, regioner och bolag (Avropare nedan) hur arbetsmetodiken avses fungera i praktiken eftersom SKI inte tidigare upphandlat i eget namn.
I enstaka fall där vi avviker från denna arbetsmetodik kommer vi att gå ut med en separat intresseförfrågan till Avropare.
Vid sidan av nedan redovisade arbetsmetodik kommer i första hand SKI:s marknadsgrupp att löpande ha kontakter med Avropare och leverantörer för att fånga upp synpunkter kring befintliga avtal och efterfråga behov av nya avtalsområden som lämpar sig för samordnad upphandling.
Steg 1 – Preliminär upphandlingsplan
En rullande tvåårig upphandlingsplan baserad på Avropares önskemål om avtalsområden publiceras varje år i början av kvartal 4. Upphandlingsplanen revideras årligen. Svar kommer att begäras in från Avropare till i början av november varje år.
I upphandlingsplanen efterfrågas följande från Avropare.
• Intresse att avropa från avtalsområdet
• Bedömd avropsvolym per år
• Meddelande om när ramavtal ska börja tillämpas
• Intresse att medverka i avtalsgrupp
Såväl kunskap om upphandling som sakkunskap inom avtalsområdet behövs för att resultatet ska bli det bästa tänkbara under hela avtalsperioden. Varje avtalsområde på SKI ska därför ha en avtalsgrupp bestående av personer från de upphandlande myndigheter som använder avtalen. Dessa personer företräder sakkunskapen och bidrar till ramavtalets utformning.
Steg 2 – Sammanställning
SKI sammanställer svar från Avropare och gör en tidsatt preliminär upphandlingsplan för de avtalsområden som prioriterats högst av Avropare.
Steg 3 – Marknadsanalys
Ansvarig upphandlingskonsult vid SKI genomför en marknadsanalys för att se om tillräcklig konkurrens kan erhållas inom de områden som den preliminära upphandlingsplanen omfattar. Marknadsanalysen ska också innehålla en uppskattning av potentiell leveransvolym baserad på branschdata eller liknande för att möjliggöra en ekonomisk bedömning av avtalsområdets bärighet.
Steg 4 – Upphandlingsplan
En fastställd upphandlingsplan som ska gälla för två år framåt som bygger på Avropares prioriterade önskemål och genomförd markandsanalys skickas till Avropare den första veckan i januari varje år.
Steg 5 – Avtalsgrupp
En avtalsgrupp för varje upphandling organiseras av SKI baserad på det intresse kring deltagande som Avropare angivit i sitt svar på upphandlingsplanen enligt steg 1 ovan. Avtalsgruppen lämnar synpunkter på det utkast till förfrågningsunderlag som berörd upphandlingskonsult på SKI tagit fram till det första mötet med avtalsgruppen och deltar därefter aktivt i arbetet med förfrågningsunderlaget.
Steg 6 – Upphandling
Upphandling enligt reglerna i LOU genomförs. Uppskattad leveransvolym anges i förfrågningsunderlaget baserat på Avropares besked i upphandlingsplanen samt den marknadsanalys som genomförts. Vidare anges i förfrågningsunderlaget de Avropare som i upphandlingsplanen meddelat att de kommer att avropa från det kommande ramavtalet. Därutöver anges alltid att samtliga kommuner, landsting, regioner samt kommun- och landstingsägda bolag har rätt att avropa från det slutna ramavtalet i enlighet med reglerna i LOU och kan tillkomma senare.
Tilldelningsbeslut fattas av SKI och kommuniceras till Avropare då avtalsspärren löpt ut och ramavtal ingåtts med valda leverantörer.
Steg 7 – Avtalslansering
SKI genomför avtalslansering inom respektive avtalsområde när ramavtal tecknats för grupper av Avropare centralt i Stockholm och i vissa fall regionalt.
Steg 8 – Meddelande till SKI
Avropare ska meddela på SKI:s hemsida att man tänker tillämpa ett ramavtal och samtidigt godkänna SKI:s Allmänna villkor för tillämpning av ramavtal. Avropare som upphör att tillämpa ett ramavtal ska på samma sätt lämna meddelande om detta på SKI:s hemsida.
Marknadsgruppens administratör följer upp och sammanställer dessa meddelanden från Avropare och för in denna information i Avtalsdatabasen.
Steg 9 – Uppföljningsmöten
SKI organiserar halvårsvisa uppföljningsmöten kring varje avtalsområde där avtalsgruppen deltar. Ansvarig upphandlingskonsult genomför även halvårsvisa uppföljningsmöten avseende tillämpningen av ramavtalet med aktuella ramavtalsleverantörer.