Vårt arbetssätt som inköpscentral
Vi erbjuder samtliga kommuner, landsting, regioner och deras bolag att använda de samordnade ramavtal som vi upphandlar. För att ha rätt att tillämpa våra ramavtal måste ni som upphandlande myndighet i förhand bekräfta ert intresse att tillämpa ramavtalet.
Som Inköpscentral genomför vi upphandlingen, fattar tilldelningsbeslut, tecknar ramavtal och är part vid eventuell överprövning av upphandlingen. De kommuner, landsting, regioner och bolag (nedan myndigheten) som anmält sitt intresse att avropa på ramavtalet genomför avrop med hänsyn till ramavtalets olika villkor.
Nedan följer en övergripande beskrivning av vårt arbetssätt då vi genomför samordnade upphandlingar i eget namn.
Vägledning för bästa upphandlingsplan
Vi får löpande förslag på varu- och tjänsteområden som kan vara lämpliga för nationell samordnad upphandling vid våra kontakter med myndigheterna, SKL:s styrelse med beredningar och verksamhetsavdelningar, leverantörer och branschorganisationer.
Vi sammanställer dessa förslag en gång per år och gör en övergripande bedömning av vilken affärsnytta vi kan tillföra inom respektive ramavtalsområde. Våra kontaktpersoner har även möjlighet att lämna synpunkter och vägleda oss i valet av vilka ramavtalsområden som ska ingå i vår kommande upphandlingsplan.
Vi tar in marknadens förutsättningar
Utifrån den vägledning vi får gör vi en mer fördjupad marknadsanalys. Vi undersöker bland annat om vi genom nationell samordning kan skapa tillräcklig konkurrens inom det aktuella ramavtalsområdet. Vi tittar även på hur leverantörsmarknaden ser ut och vilken eventuell regional och lokal hänsyn som vi behöver ta med - för bästa möjliga lokala affär. Det är viktigt att ramavtalet leder till goda affärer för kommunerna och landstingen samt att det kan implementeras i verksamheten.
Upphandlingsplanen – vår To do lista
Vi lanserar en upphandlingsplan för det kommande året under kalenderårets tredje kvartal. Upphandlingsplanen innehåller de ramavtalsområden inom vilka upphandlingar kommer att annonseras under det kommande kalenderåret. Upphandlingsplanen skickar vi till våra kontaktpersoner och andra intressenter. Den finns även på vår webbplats.
Alla kommuner och landsting med bolag kan bli kunder
För att myndigheterna ska ha rätt att tillämpa våra ramavtal måste de i förhand bekräfta sitt intresse att tillämpa ramavtalet. Det gör de genom att betala en årlig serviceavgift.
I början av november varje år skickar vi automatiskt ut en faktura på serviceavgiften till upphandlingsansvariga alternativt kommunchef, landstingsdirektör, regiondirektör och bolagens vd. Genom att betala fakturan har myndigheten sedan rätt, men inte skyldighet, att tillämpa de nya ramavtal som annonseras under det kommande kalenderåret.
Upphandlande myndigheter som inte har betalat serviceavgiften kan under kalenderåret betala in avgiften och får då rätt att avropa på de ramavtal som vi annonserar under den återstående delen av kalenderåret.
Listan över avropsberättigade myndigheter är unik för varje upphandling och fastställs i samband med att upphandlingen annonseras. Det finns även möjlighet att avstegsanmäla sig och därmed inte ingå som avropsberättigad i det ramavtal som följer av upphandlingen.
Lokal medverkan avgör kundnyttan
Inför varje upphandling samlar vi en avtalsgrupp med sakkunniga inom området. Avtalsgruppen är med och bidrar till att förfrågningsunderlaget speglar aktuella behov och förutsättningar hos de avropande myndigheterna.
Vi håller vad vi lovar
Vi organiserar återkommande möten med leverantörer för uppföljning av de villkor som ramavtalet omfattar. Syftet med dessa möten är att samla och utbyta erfarenhet om hur ramavtalet fungerar praktiskt i vardagen för leverantörer och myndigheter. Finns det otydligheter i ramavtalets tillämpningar är dessa möten träffpunkten för att förtydliga hur ramavtalet ska tillämpas.