Upphandling e-arkiv 2013
AVTALSSTART: 2013-09
Upphandlingsområde: IT-tjänster, konsultverksamhet, programvaruutveckling, Internet och stöd
Upphandlingen e-arkiv 2013 genomförs på uppdrag av Sveriges Komuner och Landsting (SKL). Det är en upphandling i två steg, där första steget nu är annonserat. Beräknad avtalsstart är i september 2013.
Upphandlingen omfattar e-arkiv som tjänst och produkt samt konsulttjänster kring införande av e-arkiv. Vår målsättning är att ta fram ett ramavtal som erbjuder ett förenklat och gemensamt förfarande för kommuner, landsting och regioner att själva kunna införa, förvalta och utveckla ett e-arkiv.
Bättre service, öppenhet och verksamhetsutveckling med e-arkiv
Det finns ett uttalat behov att elektroniskt kunna lagra och återsöka alla de tusentals handlingar och ärenden som hanteras inom organsiationen. Det måste också vara enkelt för allmänheten, medier, forskare, medarbetare och förtroendevalda att elektronisk kunna få tillgång till offentlig information. Inte minst i syfte att uppfylla offentlighetsprincipen.
Att införa e-arkiv i verksamheten skapar stor nytta, både på kort och lång sikt. Nedan ges några exempel som har identifierats av projektet för e-arkiv:
- att säkerställa den långsiktiga informationsförsörjningen
- att bidra till en ökad effektivisering för kommuner, landsting och regioner såväl som för företag och medborgare
- att ge ökad tillgänglighet till information och det gemensamma kulturarvet
- att förbättra medborgarservice och att stödja delaktighet
- att minska de långsiktiga kostnaderna för manuell hantering och arkivering
Exempel på lyckade implementeringar av e-arkiv ges på SKLs webbsida om e-arkiv.
Samordnad upphandling via SKI ger bra villkor och god kvalitet
Det finns många anledningar att göra en samordnad upphandling för e-Arkiv. Det ger en möjlighet för alla, oavsett utgångsläge att komma igång på ett effektivt sätt. Det kan annars vara svårt för enskilda kommuner och landsting att få tiden och resurserna att räcka till.
Det måste också vara enkelt att avropa efter behov utan att tumma på goda villkor och kvalitet, vilket blir möjligt genom att avropa på kommande ramavtal från SKI.
"- Det är egentligen inte en fråga OM man ska införa e-Arkiv eller inte. Frågan är HUR det ska göras för att bli så kostnadseffektivt och bra som möjligt. Jag tror det finns mycket att vinna på att den här typen av komplicerad upphandlingar görs gemensamt." (Åsa Zetterberg, Utvecklingsstrateg på SKL)
Projektet Upphandling e-arkiv
Projektet startade våren 2012 och har delats upp i ett antal övergripande aktiviteter. Under 2013 genomförs följande:
- Öppning av anbud och kvalificering, mars 2013
- Utvärdering, tester och juridiska frågeställningar, juni 2013
- Preliminärt resultat och slutresultat, juni 2013
- Beslut om och publicering av slutresultat, september 2013
- Avslut och överlämning av slutresultat, september 2013
För mer information om Upphandling e-arkiv 2013, kontakta Annelie Dufva, ansvarig upphadnlingskonsult på SKI.